Krājumu uzskaite ir inventāra uzskaite uz rokas. Tas nozīmē identificēt katru pieejamo preci, saskaitīt to un apkopot šos daudzumus pa precēm. Var būt arī pārbaudes posms, kurā skaitīšanas rezultātus salīdzina ar krājumu vienību skaitu uzņēmuma datorsistēmā. Krājumu uzskaite ir izplatīta prasība periodiskās uzskaites sistēmā, un tā var būt nepieciešama arī kā uzņēmuma ikgadējās revīzijas daļa. Īsāk sakot, krājumu iegūšanas rezultātā tiek iegūts kopsavilkuma līmeņa dokuments, kurā ir saraksts ar daudzumiem, kas ir pieejami katram inventāra priekšmetam konkrētā laika posmā. Lai to izdarītu, jāveic šādas procedūras:
Atlasiet un apmāciet skaitīšanas komandas attiecībā uz to, kā veikt skaitīšanu, un aizpildiet saistītos dokumentus.
Nosakiet nogriešanas laiku, pēc kura noliktavā vairs nav atļauts veikt papildu uzskaiti saņemšanas zonā un preces netiek izsūtītas. Tas ir noderīgi, ja skaitīšanas dienā nenotiek ražošana, saņemšana vai nosūtīšana.
Piešķiriet skaitīšanas atbildības zonas noliktavā katrai skaitīšanas komandai.
Katrai komandai sadaliet iepriekš numurētu skaitīšanas tagu secību un piesakieties sadalītajos skaitļu diapazonos.
Katrā skaitīšanas komandā viena persona identificē un uzskaita krājumus, kamēr cita persona aizpilda skaitīšanas tagu. Sākotnējais tags ir piestiprināts pie krājuma, un komanda saglabā rezerves kopiju.
Kad katra komanda ir pabeigusi skaitīšanu, viņi ieskaita skaitīšanas tagus. Skaitīšanas tagu administrators pārbauda, vai trūkst tagu, tāpēc, lai atrastu tagus, var būt nepieciešama papildu meklēšana. Parasti tie joprojām tiek piestiprināti pie tagiem, kas tika piestiprināti pie inventāra.
Skaitīšanas tagu ierēdnis apkopo skaitīšanas tagus izklājlapā, ko izmanto, lai izveidotu kopsavilkuma kopsummas katram krājuma vienumam. Alternatīva ir informācijas ievadīšana datu bāzē, kas labāk veic kopsavilkuma kopsummu apkopošanu.
Izmaksu grāmatvedis iegūto informāciju salīdzina ar uzņēmuma vienību atlikumiem, kas tiek uzturēti uzņēmuma pastāvīgajā inventarizācijas sistēmā (pieņemot, ka tas tāds ir). Ja pastāv lielas atšķirības no esošās datu bāzes, skaitīšanas komanda atgriežas noliktavā, lai pārbaudītu sākotnējo skaitu.
Tas ir ļoti darbietilpīgs process, un noliktavā var būt vajadzīgs ievērojams dīkstāves laiks, tāpēc uzņēmumi parasti cenšas pēc iespējas lielākā mērā izvairīties no krājumiem.
Biežāku inventarizācijas veidu sauc par ciklu skaitīšanu, kas tiek pabeigta katru dienu. Ja uzņēmums izmanto ciklu skaitīšanu, noliktavas darbinieki uzskaita krājumus nelielā noliktavas daļā un salīdzina tā skaitīšanas informāciju ar datorsistēmas ierakstiem. Ja ir kļūdas, noliktavas darbinieki tās izlabo, kā arī pēta kļūdu rašanās cēloņus. Aktīva ciklu skaitīšanas programma vismaz uzlabos inventarizācijas ierakstu precizitātes līmeni un var pat padarīt nevajadzīgu mēneša beigās veikt fizisko krājumu uzskaiti.
