Duālā aspekta jēdziens nosaka, ka katram biznesa darījumam ir jāreģistrējas divos dažādos kontos. Šī koncepcija ir pamats divkāršā ieraksta uzskaitei, kas nepieciešama visās grāmatvedības sistēmās, lai sagatavotu ticamus finanšu pārskatus. Jēdziens ir atvasināts no grāmatvedības vienādojuma, kurā teikts, ka:
Aktīvi = pasīvi + pašu kapitāls
Grāmatvedības vienādojums ir redzams bilancē, kur uzskaitīto aktīvu kopsummai jābūt vienādai ar visu saistību un pašu kapitāla kopsummu. Lielākajai daļai darījumu viena daļa kaut kādā veidā ietekmēs bilanci, tāpēc vismaz viena katra darījuma daļa būs saistīta ar aktīviem, saistībām vai pašu kapitālu. Šeit ir vairāki piemēri:
- Izsniedziet rēķinu klientam. Viena ieraksta daļa palielina pārdošanas apjomu, kas parādās peļņas vai zaudējumu aprēķinā, savukārt ieraksta kompensācija palielina debitoru parādu aktīvu bilancē. Turklāt pārdošanas pieauguma izraisītās ienākumu izmaiņas parādās nesadalītajā peļņā, kas ir daļa no bilances pašu kapitāla sadaļas.
- Saņemiet rēķinu no piegādātāja. Viena ieraksta daļa palielina izdevumus vai aktīvu kontu, kas var parādīties vai nu peļņas vai zaudējumu aprēķinā (par izdevumiem), vai arī bilancē (par aktīvu). Ar ierakstu ieskaits palielina kreditoru saistības bilancē. Turklāt ienākumu izmaiņas, ko izraisa izdevumu reģistrēšana, parādās nesadalītajā peļņā, kas ir daļa no bilances pašu kapitāla sadaļas.
Ja organizācija neievēro duālā aspekta jēdzienu, tā izmantotu viena ieraksta grāmatvedību, kas būtībā ir čeku grāmata. Čeku grāmatiņu nevar izmantot bilances iegūšanai, tāpēc uzņēmums aprobežotos tikai ar naudas bāzes ienākumu pārskata izveidošanu.
Ja vadība vēlas, lai tās finanšu līdzekļi tiktu pārbaudīti, tai jāpieņem divējāda aspekta jēdziens un jāuztur grāmatvedības uzskaite, izmantojot divkāršās grāmatvedības uzskaiti. Šis ir vienīgais formāts, kuru auditori pieņems, ja viņi vēlas sniegt atzinumus par finanšu pārskatiem.
