Vispārējā algas kontrole
Apsveriet iespēju izmantot gandrīz šādas algas sistēmas gandrīz visām darba samaksas sistēmām neatkarīgi no tā, kā tiek uzkrāta laika kontrole vai kā tiek apmaksāti darbinieki:
Revīzija. Vai nu iekšējiem auditoriem, vai ārējiem auditoriem ir jāveic periodiska darba samaksas funkcijas revīzija, lai pārliecinātos, vai algas maksājumi tiek aprēķināti pareizi, algotie darbinieki joprojām strādā uzņēmumā, laika uzskaite tiek pareizi uzkrāta utt.
Mainīt autorizācijas. Atļaut mainīt darbinieka ģimenes stāvokli, ieturēt piemaksas vai ieturējumus tikai tad, ja darbinieks ir iesniedzis rakstisku un parakstītu pieprasījumu, lai uzņēmums to izdarītu. Pretējā gadījumā nav pierādījumu, ka darbinieks vēlētos veikt izmaiņas. Tāda pati kontrole attiecas uz visām algas likmes izmaiņām, kuras pieprasījis vadītājs.
Mainīt izsekošanas žurnālu. Ja jūs algas apstrādi veicat iekšēji, izmantojot datorizētu algas moduli, aktivizējiet izmaiņu izsekošanas žurnālu un pārliecinieties, vai piekļuve tam ir pieejama tikai caur paroli aizsargātu interfeisu. Šis žurnāls izsekos visām izmaiņām, kas veiktas algas sistēmā, kas ir ļoti noderīgi, lai izsekotu kļūdainus vai krāpnieciskus ierakstus.
Kļūdu pārbaude pārskatos. Dažus algas kļūdu veidus var pamanīt, palaižot pārskatus, kuros tiek parādīti tikai tādi priekšmeti, kas neietilpst parastā algas rezultātu sadalījumā. Iespējams, ka tie visi neliecina par noteiktām kļūdām, taču pamatā esošo kļūdu varbūtība ir lielāka ziņotajiem vienumiem. Algas pārvaldniekam vai trešai personai, kas nav iesaistīta algu aprēķināšanas darbībās, būtu jāpārvalda un jāpārskata šie ziņojumi.
Izdevumu tendenču līnijas. Finanšu pārskatos meklējiet ar algu saistīto izdevumu svārstības un pēc tam izpētiet svārstību cēloņus.
Izsniedz maksājumu pārskatu uzraugiem. Nosūtiet maksājumu sarakstu darbiniekiem katram nodaļas vadītājam ar lūgumu pārskatīt tajā pareizās maksājumu summas un nepazīstamus vārdus. Viņi var identificēt maksājumus darbiniekiem, kuri vairs nestrādā uzņēmumā.
Ierobežojiet piekļuvi ierakstiem. Bloķējiet darbinieku failus un algas ierakstus vienmēr, kad tie netiek izmantoti, lai novērstu nesankcionētu piekļuvi. Izmantojiet paroles aizsardzību, ja šie ieraksti tiek glabāti tiešsaistē. Šī piesardzība ir paredzēta ne tikai tam, lai kāds nepieļautu piekļuvi cita darbinieka ierakstiem, bet arī lai novērstu nesankcionētas izmaiņas ierakstos (piemēram, atalgojuma likmē).
Pienākumu nodalīšana. Palūdziet vienai personai sagatavot algas sarakstu, citai to autorizēt un citai izveidot maksājumus, tādējādi samazinot krāpšanas risku, ja vien šādi rīkojoties nesadarbojas vairāki cilvēki. Mazākos uzņēmumos, kur nepietiek personāla, lai pienācīgi nošķirtu pienākumus, vismaz uzstāj, lai kāds maksā darbiniekiem pirms maksājumu nosūtīšanas pārskatīt un pilnvarot viņu.
Algas aprēķināšanas vadīklas
Šis iespējamo vadīklu saraksts pievērš uzmanību tādām problēmām kā laika grafiku trūkums, nepareizs nostrādātais laiks un nepareizi algas aprēķini. Viņi ir:
Automatizētas laika skaitīšanas sistēmas. Atkarībā no apstākļiem apsveriet datorizēta laika pulksteņa uzstādīšanu. Šiem pulksteņiem ir vairākas iebūvētas vadības ierīces, piemēram, ļaujot darbiniekiem tikai reģistrēties vai iziet noteiktās maiņās, nepieļaujot virsstundas bez uzraudzības ignorēšanas un (biometriskajiem pulksteņiem) novēršot draugu štancēšanas risku. Turklāt jums vajadzētu nosūtīt visus pārskatus, kurus ģenerējuši šie pulksteņi, uzraugiem pārskatīšanai.
Aprēķina pārbaude. Ja jūs manuāli aprēķināt algas sarakstu, palūdziet otrai personai pārbaudīt visus aprēķinus, ieskaitot nostrādātās stundas, izmantotās algas likmes, nodokļu atskaitījumus un ieturējumus. Otra persona, visticamāk, veiks rūpīgu pārbaudi, nekā tā, kura sagatavojusi aprēķinus.
Nostrādāto stundu pārbaude. Vienmēr uzraugam ir jāapstiprina darbinieku nostrādātās stundas, lai darbiniekiem nebūtu jāmaksā vairāk laika, nekā viņi faktiski strādāja.
Samērojiet algu reģistru ar apliecinošajiem dokumentiem. Algas reģistrā ir norādītas bruto algas, atskaitījumi un neto darba samaksa, un tāpēc tas ir labs kopsavilkuma dokuments, no kura verifikācijas nolūkos var izsekot līdz apliecinošajiem dokumentiem.
Saskaņojiet laika kartes ar darbinieku sarakstu. Pastāv ievērojams risks, ka darbinieks laikus neiesniegs darba laika uzskaites žurnālu, un tāpēc viņam netiks samaksāts. Lai izvairītos no šīs problēmas, algas apstrādes sākumā izdrukājiet aktīvo darbinieku sarakstu un atzīmējiet sarakstā esošos vārdus, kad saņemat viņu darba laika uzskaites tabulas.
Virsstundu darba pārbaude. Pat ja jums nav nepieciešams, lai uzraugi apstiprinātu darbinieku nostrādātās stundas, vismaz uzraugi apstiprina nostrādātās virsstundas. Ar šīm stundām ir saistīta atalgojuma prēmija, tāpēc izmaksas uzņēmumam ir lielākas, tāpat kā darbinieku kārdinājums tās pieprasīt.
Apmaksājiet izmaiņu apstiprinājumu. Apsveriet iespēju pieprasīt ne tikai vienu apstiprinājuma parakstu darbinieka darba samaksas izmaiņām, bet divus parakstus - vienu darbinieka vadītājs un otru nākamā augstākā līmeņa vadītājs. To darot, samazinās slepenas vienošanās risks, mainot algas likmes.
Pārbaudiet maksājumu kontroli
Samaksājot darbiniekiem ar čekiem, ir nepieciešamas vairākas kontroles, lai mazinātu krāpšanas un dažādu kļūdu risku. Galvenās vadīklas ir:
Atjauniniet parakstu autorizācijas. Kad čeku parakstītāji pamet uzņēmumu, noņemiet tos no pilnvaroto čeku parakstītāju saraksta un pārsūtiet šo informāciju bankai. Pretējā gadījumā viņi joprojām varētu parakstīt uzņēmuma čekus.
Rokas pārbaudes darbiniekiem. Ja iespējams, rokas pārbaudes veic tieši darbiniekiem. Šādi rīkojoties, tiek novērsts krāpšanas veids, kad algu ierēdnis izveido čeku darbiniekam-spokam un ieliek čeku kabatā. Ja tā ir pārāk neefektīva kontrole, apsveriet iespēju reizēm manuāli izplatīt čekus.
Bloķējiet nesadalītās algas čekas. Ja jūs izsniedzat algas čekus tieši darbiniekiem un kāds nav klāt, tad bloķējiet viņu čeku drošā vietā. Pretējā gadījumā šāda pārbaude varētu tikt nozagta un iekasēta.
Atbilst adresēm. Ja uzņēmums nosūta čekus saviem darbiniekiem, saskaņojiet čekos norādītās adreses ar darbinieku adresēm. Ja vienā un tajā pašā adresē notiek vairāk nekā viena pārbaude, tas var būt tāpēc, ka algu ierēdnis nelegālos maksājumus par viltotiem darbiniekiem novirza uz savu adresi.
Algas norēķinu konts. Jums jāmaksā darbiniekiem no atsevišķa norēķinu konta un jāfinansē šis konts tikai izmaksāto čeku apmērā. Tas neļauj kādam krāpnieciski palielināt esošo algas čeku vai izveidot pilnīgi jaunu, jo kontā esošie līdzekļi nebūs pietiekami, lai samaksātu par mainīto čeku.
Iespējams, atklāsiet, ka vairākas vadīklas atbalsta viena otru, tāpēc vairāku vadīklu rezultātā rodas pārklāšanās efekti. Šādos gadījumos jūs, iespējams, varēsit droši novērst dažas kontroles, zinot, ka citas kontroles tomēr mazinās zaudējumu risku.
