Galvenā grāmata ir galveno kontu kopa, kas apkopo visus darījumus, kas notiek entītijā. Var būt apakšgrāmatu kopums, kas tiek apkopots galvenajā grāmatā. Savukārt virsgrāmatu izmanto, lai informāciju apkopotu uzņēmuma finanšu pārskatos; to var izdarīt automātiski, izmantojot grāmatvedības programmatūru, vai arī manuāli apkopojot finanšu pārskatus no izmēģinājuma bilances ziņojumā norādītās informācijas (kas ir galvenās grāmatas beigu atlikumu apkopojums).
Galvenajā grāmatā ir iekļauts debeta un kredīta ieraksts par katru tajā reģistrēto darījumu, tāpēc visu debitoru atlikumu kopsummai galvenajā grāmatā vienmēr jāsakrīt ar visu kredīta atlikumu kopsummu. Ja tie nesakrīt, tiek uzskatīts, ka galvenā grāmata ir ārpus līdzsvara, un tas jālabo, pirms no tā var sastādīt ticamus finanšu pārskatus.
Galveno grāmatu veido visi individuālie konti, kas nepieciešami, lai reģistrētu uzņēmuma aktīvus, saistības, pašu kapitālu, ieņēmumus, izdevumus, peļņu un zaudējumus. Vairumā gadījumu detalizēti darījumi tiek reģistrēti tieši šajos virsgrāmatu kontos. Dažos gadījumos, kad darījumu apjoms pārsniegtu uzskaiti galvenajā grāmatā, darījumi tiek novirzīti uz meitas virsgrāmatu, no kuras tikai konta kopsummas tiek reģistrētas galvenajā virsrakstā esošajā kontroles kontā. Pēdējā gadījumā personai, kas pēta jautājumu finanšu pārskatos, jāatsaucas uz meitas uzņēmuma virsgrāmatu, lai atrastu informāciju par sākotnējo darījumu. Galvenā grāmata parasti tiek drukāta un saglabāta organizācijas gada beigu grāmatā, kas kalpo kā tās biznesa darījumu ikgadējais arhīvs.
Virsgrāmatas kontiem tiek piešķirti unikāli identifikācijas kontu numuri. Šie skaitļi var būt no vienkārša trīsciparu koda līdz sarežģītākai versijai, kas identificē atsevišķus departamentus un meitasuzņēmumus. Kontu numuri galvenajā grāmatā parasti tiek konfigurēti tā, lai visi konti, kas apkopoti bilancē, tiktu uzskaitīti pirms visiem kontiem, kas apkopoti ienākumu pārskatā.
Līdzīgi noteikumi
Galvenā grāmata ir pazīstama arī kā pēdējā ieraksta grāmata.
