Algas uzskaite ietver visus atalgojuma aprēķināšanas un izmaksāšanas aspektus, ieskaitot ieturējumu izmaksu trešajām personām. Šī procesa rezultāts ir dokumentēšana par izdevumiem, kas saistīti ar visa veida atlīdzību, kā arī savlaicīgiem maksājumiem darbiniekiem. Lai gan dažās sistēmās, kurās ir vairāk vai mazāk automatizācijas, iespējams, nav ietvertas visas šīs darbības, lielākajai daļai darba samaksas sistēmu piemēros šādu procesu plūsmu:
Izveidojiet jaunus darbiniekus. Lieciet jaunajiem darbiniekiem kā daļu no pieņemšanas darbā aizpildīt informāciju, kas saistīta ar algām, piemēram, veidlapu W-4 un medicīniskās apdrošināšanas veidlapas, kurās var būt nepieciešami algas atskaitījumi. Atlieciet šīs informācijas kopijas, lai to iekļautu nākamajā algas sarakstā.
Vāc laika kartes informāciju. Algotajiem darbiniekiem nav nepieciešamas izmaiņas algās, kas tiek maksātas par katru algu sarakstu, taču jums ir jāapkopo un jāapkopo informācija par to stundu skaitu, ko nostrādājuši darbinieki, kas nav atbrīvoti no nodokļa. Tas var ietvert to, ka darbiniekiem ir jānoskenē emblēma, izmantojot datorizētu laika pulksteni.
Pārbaudiet laika kartes informāciju. Apkopojiet tikko savākto informāciju par algas aprēķiniem un ļaujiet uzraugiem pārbaudīt, vai darbinieki ir pareizi ierakstījuši savu laiku.
Apkopojiet pienākošās algas. Reiziniet nostrādāto stundu skaitu ar algas likmi katram darbiniekam, ņemot vērā arī virsstundu vai maiņu starpības.
Ievadiet darbinieku izmaiņas. Darbinieki var lūgt mainīt viņu algas, parasti ieturot nodokļus vai pensijas summas. Liela daļa no tā, iespējams, būs jāreģistrē pirms nodokļu aprēķināšanas, jo tas ietekmē to algu summu, kurai tiek piemēroti nodokļi.
Aprēķiniet nodokļus. Izmantojiet IRS nodokļu tabulas, lai noteiktu nodokļu summu, kas jāietur no darbinieka bruto algas.
Aprēķiniet algas atskaitījumus. Darbinieku tīrajiem ienākumiem var būt vairāki papildu atskaitījumi, tostarp atskaitījumi par medicīnisko apdrošināšanu, dzīvības apdrošināšanu, rotājumiem un arodbiedrību nodevām. Jums arī jāizseko mērķa summas šiem atskaitījumiem, lai pārtrauktu atskaitīšanu, tiklīdz ir sasniegtas mērķa kopsummas.
Atskaitīt manuālos maksājumus. Ja darbiniekiem jau ir veikti manuāli maksājumi, piemēram, avansa maksājumi, atskaita šīs summas no atlikušās neto algas.
Izveidojiet algas reģistru. Apkopojiet algu un atskaitījumu informāciju par katru darbinieku algu reģistrā, kuru pēc tam varat apkopot, lai izveidotu arī žurnāla ierakstu algas reģistrēšanai. Šo dokumentu automātiski izveido visas algas programmatūras paketes.
Drukāt algas. Izdrukājiet darbinieku algas, izmantojot informāciju algas reģistrā. Parasti bruto algu, atskaitījumus un neto atalgojumu detalizējat naudas pārveduma ieteikumā, kas pievienots algai.
Maksājiet ar tiešo depozītu. Paziņojiet savam tiešo depozītu apstrādātājam par visu tiešo depozītu maksājumu summu un izsniedziet darbiniekiem pārveduma padomus par šiem maksājumiem.
Izdot algas čekus. Ļaujiet algotājam izsniegt darbiniekiem algas čekus, pieprasot darbinieku identifikāciju, ja ir liels darbinieku skaits.
Depozīta ieturētie nodokļi. Noguldiet visus ieturētos algas nodokļus un darba devēja saskaņotos nodokļus bankā, kas ir pilnvarota rīkoties ar šiem darījumiem.
Algas žurnāla ieraksti
Galvenais algu žurnāla ieraksts ir kopsavilkuma līmeņa ieraksts, kas sastādīts no algu reģistra un tiek ierakstīts vai nu algas žurnālā, vai virsgrāmatā. Šajā ierakstā parasti tiek iekļauti tiešo darbaspēka izdevumu debeti, algas un uzņēmuma algas nodokļa daļa. Būs arī kredīti vairākos kontos, katrā detalizēti norādot atbildību par nesamaksātiem algas nodokļiem, kā arī par skaidras naudas summu, kas darbiniekiem jau samaksāta par viņu neto atalgojumu. Pamata ieraksts (pieņemot, ka debetu sīkāku sadalījumu pa atsevišķām nodaļām vairs nav) ir šāds:
