Nolietojuma uzskaitei nepieciešama nepārtraukta ierakstu sērija, lai pamatlīdzekli iekasētu uz izdevumiem un galu galā to atzītu par nederīgu. Šie ieraksti ir izstrādāti, lai atspoguļotu pastāvīgo pamatlīdzekļu izmantošanu laika gaitā.
Nolietojums ir pakāpeniska aktīva izmaksu iekasēšana uz rēķina tā paredzamā lietderīgās lietošanas laikā. Iemesls nolietojuma izmantošanai, lai pakāpeniski samazinātu pamatlīdzekļa uzskaitītās izmaksas, ir atzīt daļu no aktīva izdevumiem tajā pašā laikā, kad uzņēmums reģistrē ieņēmumus, ko radījis pamatlīdzeklis. Tādējādi, ja vienā grāmatvedības periodā iekasējāt visa pamatlīdzekļa izmaksas no izdevumiem, bet tas vairākus gadus turpināja gūt ienākumus, tas būtu neatbilstošs grāmatvedības darījums saskaņā ar saskaņošanas principu, jo ieņēmumi netiek saskaņoti ar saistītie izdevumi.
Patiesībā ieņēmumus ne vienmēr var tieši saistīt ar konkrētu pamatlīdzekli. Tā vietā tos var vieglāk saistīt ar visu ražošanas sistēmu vai aktīvu grupu.
Amortizācijas žurnāla ieraksts var būt vienkāršs ieraksts, kas paredzēts visu veidu pamatlīdzekļu ievietošanai, vai arī to var sadalīt atsevišķos ierakstos katram pamatlīdzekļu veidam.
Galvenais amortizācijas žurnāla ieraksts ir debetēt amortizācijas izdevumu kontu (kas parādās peļņas vai zaudējumu aprēķinā) un ieskaitīt uzkrāto nolietojuma kontu (kas bilancē parādās kā kontrakonts, kas samazina pamatlīdzekļu apjomu). Laika gaitā uzkrātais nolietojuma atlikums turpinās pieaugt, kad tam tiek pievienots lielāks nolietojums, līdz brīdim, kad tas būs vienāds ar aktīva sākotnējām izmaksām. Tajā laikā pārtrauciet amortizācijas izdevumu uzskaiti, jo aktīva izmaksas tagad ir samazinātas līdz nullei.
Piemēram, ABC Company aprēķina, ka tai pašreizējā mēnesī vajadzētu būt 25 000 USD amortizācijas izdevumiem. Ieraksts ir:
