Pirkumu virsgrāmata ir apakšgrāmata, kurā tiek reģistrēti pirkumi. Pirkumu virsgrāmata ir daļa no grāmatvedības departamenta datu bāzes; to neuztur iepirkumu nodaļa. Virsgrāmata ir noderīga, lai vienā vietā sadalītu ierakstu par summām, ko uzņēmums iztērē ar saviem piegādātājiem. Pirkumu virsgrāmata parāda, kuri pirkumi ir apmaksāti un kuri pirkumi paliek nenokārtoti. Parastajā pirkuma virsgrāmatā ievadītajā darījumā tiks reģistrēts kreditoru parāds, kam vēlāk sekos maksājuma darījums, kas novērš kreditoru parādu. Tādējādi, iespējams, jebkurā laikā virsgrāmatā būs nenomaksāts kreditoru kreditoru atlikums.
Ja pirkuma apjoms ir salīdzinoši mazs, tad pirkuma virsgrāmata nav nepieciešama. Tā vietā šī informācija tiek ierakstīta tieši virsgrāmatā.
Ja jums būtu jāuztur pirkuma virsgrāmatas manuāla uzskaite, tajā varētu būt ievērojami vairāk informācijas nekā tikko norādīts. Datu laukos manuāli sagatavotā pirkumu virsgrāmatā par katru darījumu var būt šāda informācija:
Pirkuma datums
Piegādātāja kods (vai nosaukums)
Piegādātāja rēķina numurs
Pirkuma pasūtījuma numurs (ja tiek izmantots)
Pērkamās preces identifikācijas kods (var būt preces galvenais kods vai piegādātāja atsauces numurs)
Samaksātā summa
Samaksāts tirdzniecības nodoklis
Maksājumu karodziņš (norāda, vai maksā vai nē)
Galvenais pirkuma grāmatā ierakstītais dokuments ir piegādātāja rēķins. Turklāt, ja piegādātāji piešķir kredītu uzņēmumam par tādām precēm kā atgrieztas preces vai sūtījumā bojātas preces, pirkumu grāmatā ierakstāt arī piegādātāju izsniegtās kredītiestādes. Kredītvēstuli var izsniegt arī par apjoma atlaidi, lai gan šis kredīts var attiekties uz vairākiem pirkumiem kopumā, un tāpēc to nevar izsekot atsevišķam pirkuma darījumam.
Informācija pirkumu virsgrāmatā tiek periodiski apkopota un ievietota galvenajā grāmatā esošajā kontā, kas ir pazīstams kā kontroles konts. Pirkumu virsgrāmatas kontroles konts tiek izmantots, lai nepārblīvētu galveno grāmatu ar milzīgu informācijas daudzumu, kas parasti tiek glabāts pirkuma virsgrāmatā. Tūlīt pēc grāmatošanas kontroles konta atlikumam jāatbilst pirkuma virsgrāmatā esošajam atlikumam. Tā kā kontroles kontā netiek glabāti detalizēti darījumi, ikvienam, kurš vēlas izpētīt pirkuma darījumus, būs jāatrod no vadības konta pirkuma virsgrāmatā, lai tos atrastu.
Pirms grāmatojumu slēgšanas un finanšu pārskatu sastādīšanas grāmatvedības perioda beigās jums jāaizpilda visi pirkuma virsgrāmatas ieraksti, jāaizver šī perioda virsgrāmata un jāpieskaita kopsummas no pirkuma virsgrāmatas uz virsgrāmatu.
Līdzīgi noteikumi
Pirkuma virsgrāmatu sauc arī par pirkuma apakšgrāmatu vai pirkuma apakškontu.
