Neliela kases sistēma ir politiku, procedūru, kontroles un formu kopums, ko uzņēmums izmanto skaidras naudas izsniegšanai dažādām dažādām vajadzībām, piemēram, biroja piederumiem un pakalpojumiem. Sīkas naudas sistēmas izveidošanas pamatprocess ir:
Atrašanās vieta. Izlemiet vietas, kur tiks uzstādīti sīkie naudas līdzekļi. Visam uzņēmumam var būt viens vai, iespējams, pa vienam ēkai vai nodaļai.
Finansējums. Katrā vietā izlemiet sīkā naudas fonda lielumu. Parasti tas ir robežās no 100 līdz 500 ASV dolāriem. Ņemot vērā nelielas skaidras naudas zādzības risku, parasti labāk neveidot pārāk lielus sīkas naudas līdzekļus, kaut arī mazākie ir jāpapildina biežāk.
Glabātājs. Ieceļ sīkās naudas glabātājus. Parasti tie ir administratīvie darbinieki, kuri lielāko dienas daļu atrodas uz vietas un kuriem ir pietiekamas lietvedības prasmes, lai ar lielu precizitāti uzturētu nepieciešamo lietvedības apjomu.
Kastes. Uzstādiet aizslēgtas sīkās naudas kastes vai aizslēgtas galda atvilktnes, ieskaitot nelielu naudas talonu piegādi. Var būt nepieciešams izveidot trauksmi, kas atskanēs, ja nepareizi piekļūstat kādai kastei vai atvilktnei.
Kuponi. Iegādājieties biroja preču veikalā nelielu naudas talonu komplektu. Nav nepieciešams izveidot pielāgotu veidlapu.
Fondu sīkās naudas kastes. Pārskaitiet noteikto skaidras naudas summu uz katru sīko kasi un reģistrējiet pārskaitījumu virsgrāmatā kā skaidras naudas pārvietošanu uz atsevišķu sīkas naudas kontu.
Apmācība. Apmāciet sīkās naudas turētājus, kā novērtēt sīkas skaidras naudas pieprasījumus, kā aizpildīt kuponus apmaiņā pret skaidras naudas maksājumiem un kad pieprasīt skaidras naudas nomaiņu, ja skaidras naudas līmenis ir zems.
Samierināšanās. Ieviest procedūru, saskaņā ar kuru grāmatvedība periodiski pārbauda skaidras naudas un ieņēmumu daudzumu katrā sīkajā kasē, lai pārliecinātos, vai kopsumma atbilst sākotnējai kastei noteiktajai finansējuma summai, un saskaņotu visas novirzes.
Papildināšana un reģistrēšana. Ieviesiet procedūru, saskaņā ar kuru kasieris papildina skaidras naudas daudzumu katrā sīkajā kasē, kā to pieprasa sīkās naudas turētāji. Tas ietver arī visu izdevumu apkopošanu un ierakstīšanu galvenajā grāmatā.
Sīkās kases sistēmā jāiekļauj pietiekami daudz kontroles, lai mazinātu riskus, ka sīkā skaidra nauda tiks nozagta vai ka tā tiks piešķirta par nepareiziem atmaksas pieprasījumiem vai ka sīkas skaidras naudas izdevumi tiek nepareizi reģistrēti. Jums periodiski jāpārskata radušās kontroles problēmas, lai redzētu, vai kontroles sistēma būtu jāpielāgo, lai samazinātu zaudējumu risku.
Sīkā kases sistēma daudzos uzņēmumos ir aizstāta ar iepirkuma kartēm, kas ir kredītkartes, kuras kontrolē bizness. Iepirkuma kartēm ir vienīgā priekšrocība, ka no uzņēmuma telpām izņem viegli pieejamu skaidru naudu. Vēl viena alternatīva ir likt darbiniekiem iegādāties preces par saviem līdzekļiem un pēc tam atlīdzināt darbiniekiem izdevumu pārskatus. Ja tiek izmantota pēdējā iespēja, mudiniet darbiniekus bieži iesniegt izdevumu pārskatus, lai viņi ilgu laiku nefinansētu uzņēmuma izdevumus. Tas arī nozīmē, ka iesniegtie izdevumu pārskati ir jāapstrādā pēc iespējas ātrāk.
