Virtuāla slēgšana ietver pilnībā integrētu uzņēmuma mēroga grāmatvedības sistēmu izmantošanu finanšu pārskatu sagatavošanai jebkurā laikā pēc pieprasījuma. Šī pieeja prasa ne tikai uzņēmuma resursu plānošanas (ERP) sistēmas, bet arī daudz pūļu, lai nodrošinātu pamatinformācijas pareizību. Nepieciešamais ieguldījums ir tik liels, ka mazākos uzņēmumos reti redz virtuālu aizvēršanos. Virtuālajai aizvēršanai īpaša uzmanība jāpievērš šādām jomām:
- Centralizēta grāmatvedība. Ir gandrīz neiespējami panākt virtuālu slēgšanu bez lielas grāmatvedības centralizācijas apvienojumā ar ERP programmatūru. Un otrādi, tas nozīmē, ka jūs nevarat veikt grāmatvedības darbības, kas ir izkaisītas visā biznesā un darbojas ar dažādu grāmatvedības programmatūru.
- Standartizēta grāmatvedība. Biznesa darījumi visur ir jādefinē un jāizturas vienādi. Pretējā gadījumā grāmatvedības personālam jāpavada laiks, izmeklējot dažādu meitasuzņēmumu iesniegtos darījumu pārkāpumus.
- Izsekošanas kļūda. Visas atrastās kļūdas ir jānosaka un jānovērš to cēloņi. Pretējā gadījumā virtuālo slēgto finanšu pārskatu problēmu ir pārāk daudz, lai uz tiem daudz paļautos.
Virtuālās slēgšanas rezultāti var nebūt pilnīgi precīzi, jo dažus izdevumu uzkrājumus, izmaksu sadalījumu un rezerves ir grūti automatizēt.
Virtuāls aizvēršana no maiga aizvēršanās atšķiras ar to, ka mīkstajai aizvēršanai ir nepieciešams ierobežots slēgšanas soļu skaits; un šo slēgšanas soļu dēļ mīksto aizvēršanu parasti izmanto tikai mēneša beigās. Tā kā virtuālā slēgšana būtībā ir automatizēta, nav slēgšanas soļu, kas ļauj jums izveidot finanšu pārskatus par jebkuru laika periodu vispār; tādējādi ir iespējami ikdienas finanšu pārskati.
Izdevumi un ilgtermiņa pūles, kas nepieciešamas, lai izveidotu virtuālu slēgšanu, nav labs ieguldījums nozarēs ar lēnāku izaugsmi, kur ir maz jauna konkurence un produktu cikli ir ilgi. Tomēr šīs izmaksas var būt vērtīgas apgrieztā situācijā, kad uzņēmējdarbības vide ļoti strauji mainās, un vadība var izmantot ikdienas finanšu pārskatus, lai turpinātu veikt kursu korekcijas uzņēmējdarbības vispārējā virzienā. Tomēr pat pēdējā gadījumā virtuāla slēgšana ir vērta pūļu vērtībā tikai tad, ja vadība faktiski izmantos informāciju, lai savlaicīgi pieņemtu lēmumus; ja tas tā nav, tad tradicionālāks slēgšanas process var būt labāks un lētāks risinājums.
