Daudzas organizācijas sagatavo budžetus, kurus izmanto kā salīdzināšanas metodi, novērtējot faktiskos rezultātus nākamajā gadā. Budžeta sagatavošanas process ir ļoti jāpārdomā un jāievēro noteikts grafiks, lai pabeigtais budžets būtu gatavs lietošanai līdz nākamā finanšu gada sākumam. Sagatavojot budžetu, ir jāveic šādas darbības:
Atjauniniet budžeta pieņēmumus. Pārskatiet pieņēmumus par uzņēmuma uzņēmējdarbības vidi, kas tika izmantoti kā pamats pēdējam budžetam, un pēc vajadzības atjauniniet.
Pārskatiet vājās vietas. Nosakiet primārā sastrēguma jaudas līmeni, kas ierobežo uzņēmuma turpmāku pārdošanas apjomu, un definējiet, kā tas ietekmēs uzņēmuma papildu ienākumu pieaugumu.
Pieejamais finansējums. Nosakiet visticamāko finansējuma apjomu, kas būs pieejams budžeta periodā, kas var ierobežot izaugsmes plānus.
Solis, kas maksā punktus. Nosakiet, vai iespējamā uzņēmējdarbības diapazona laikā gaidāmajā budžeta periodā radīsies kādas posma izmaksas, un nosakiet šo izmaksu summu un darbības līmeni.
Izveidot budžeta paketi. Kopējiet budžeta pamatnostādnes no iepriekšējā gadā izmantoto instrukciju paketes. Atjauniniet to, iekļaujot faktiskos izdevumus, kas radušies no gada līdz datumam, un kārtojiet šo informāciju par visu kārtējo gadu. Pievienojiet paketei komentāru, norādot informāciju par pakāpeniskām izmaksām, sastrēgumiem un paredzamajiem finansējuma ierobežojumiem nākamajā budžeta gadā.
Izdot budžeta paketi. Ja iespējams, izsniedziet budžeta paketi personīgi un atbildiet uz visiem saņēmēju jautājumiem. Norādiet arī budžeta paketes pirmā projekta izpildes termiņu.
Iegūstiet ieņēmumu prognozi. Iegūstiet ieņēmumu prognozi no pārdošanas vadītāja, apstipriniet to kopā ar izpilddirektoru un pēc tam izdaliet to citiem departamenta vadītājiem. Viņi izmanto informāciju par ieņēmumiem kā pamatu sava budžeta veidošanai.
Iegūstiet nodaļu budžetus. Iegūstiet visu departamentu budžetus, pārbaudiet, vai nav kļūdu, un salīdziniet ar ierobežojumiem, kas saistīti ar sašaurinājumu, finansējumu un soli. Pielāgojiet budžetus pēc nepieciešamības.
Iegūstiet kapitāla budžeta pieprasījumus. Apstipriniet visus kapitāla budžeta pieprasījumus un pārsūtiet tos vecākās vadības komandai ar komentāriem un ieteikumiem.
Atjauniniet budžeta modeli. Ievadiet visu budžeta informāciju galvenā budžeta modelī.
Pārskatiet budžetu. Tiekieties ar augstākās vadības komandu, lai pārskatītu budžetu. Izceliet iespējamos ierobežojumu jautājumus un visus ierobežojumus, ko rada finansēšanas problēmas. Ievērojiet visus vadības komandas komentārus un pārsūtiet šo informāciju atpakaļ budžeta sastādītājiem ar lūgumiem mainīt viņu budžetus.
Apstrādāt budžeta atkārtojumus. Izsekojiet neizpildītos budžeta izmaiņu pieprasījumus un atjauniniet budžeta modeli ar jaunām iterācijām, tiklīdz tās tiek saņemtas.
Izdod budžetu. Izveidojiet saistītu budžeta versiju un izdaliet to visiem pilnvarotajiem saņēmējiem.
Ielādējiet budžetu. Ielādējiet budžeta informāciju finanšu programmatūrā, lai jūs varētu ģenerēt budžetu salīdzinājumā ar faktiskajiem pārskatiem.
Šeit atzīmēto darbību skaits var būt pārmērīgs mazākam uzņēmumam, kur procesā varbūt ir iesaistīta tikai viena persona. Ja tā, soļu skaitu var ievērojami saspiest līdz vietai, kur provizorisko budžetu iespējams sagatavot vienas vai divu dienu laikā.
