Avota dokuments ir oriģināls dokuments, kurā ir informācija par darījumu. Pirmdokuments satur galveno informāciju par darījumu, piemēram, iesaistīto pušu vārdus, samaksātās summas (ja tādas ir), datumu un darījuma būtību. Avota dokumentus bieži identificē ar unikālu numuru, lai tos varētu diferencēt grāmatvedības sistēmā. Dokumentu iepriekšēja numerācija ir īpaši noderīga, jo tā ļauj uzņēmumam pārbaudīt, vai trūkst dokumentu.
Kad avota dokumentā esošā informācija ir ierakstīta grāmatvedības sistēmā, avota dokuments tiek indeksēts, lai ērti piekļūtu, un arhivēts. Pagājušā gada laikā ģenerētie dokumenti parasti tiek glabāti uz vietas, vecākos dokumentus uzglabājot lētākās ārpus objekta glabāšanas iekārtās.
Sākotnējie dokumenti ir kritiski svarīgi auditoriem, kuri tos izmanto kā pierādījumus tam, ka reģistrētie darījumi patiešām ir notikuši. Sākotnējo dokumentu uzņēmumi izmanto arī kā pierādījumu, sazinoties ar saviem biznesa partneriem, parasti attiecībā uz maksājumiem. Avota dokumentu piemēri ir:
Atcelta pārbaude
Kredīta piezīme
Depozīta čeks
Izmaksu pārskats
Rēķins
Materiālu pieprasījuma veidlapa
Pirkuma pasūtījums
Laika karte
Pārdošanas kvīts
Pierādīšanas nolūkos sākotnējo dokumentu elektroniskie attēli parasti ir pieņemami, lai gan dažos gadījumos joprojām var būt nepieciešama papīra dokumentācija.
Parasti ir nepieciešams saglabāt pirmdokumentus vairākus gadus. Iekšējo ieņēmumu dienests nosaka noteiktus ar algu sarakstu saistītu dokumentu veidus. Ja rodas jautājumi par dokumenta glabāšanas laiku, konsultējieties ar zinošu advokātu.
