Izdevumu cikls ir darbību kopums, kas saistīts ar preču un pakalpojumu iegādi un apmaksu. Šīs darbības ietver pirkuma noteikšanu, pirkšanas darbības, preču saņemšanu un maksājumus piegādātājiem. Liela daļa no izdevumu cikla ieguldījumiem nāk no pārdošanas cikla, kur pirkšanas prasības nosaka klientu pasūtījumu apjoms un veids.
Izdevumu cikls sastāv no vairākām atšķirīgām sastāvdaļām, ieskaitot preču un pakalpojumu pieprasīšanu, piegādātāju izvēli, preču un pakalpojumu pasūtīšanu, to saņemšanu un turpmāku samaksu par tām. Pilns izdevumu cikls ietver šādas darbības:
Nosakiet, kuras preces un pakalpojumus nepieciešams pasūtīt. Lielākā daļa pasūtāmo preču ir vajadzīgas ražošanas procesā. Lai to izdarītu, sistēma aprēķina komponentus, kuriem jābūt gataviem plānotajai ražošanai, un atņem uz rokas un nepiešķirtas izejvielas, lai iegūtu iegūtās summas. Alternatīvi, ja preces vai pakalpojumi ir nepieciešami pārdošanas vai administratīvai funkcijai, lietotājs aizpilda pieprasījuma veidlapu, kurā sīki aprakstītas viņas prasības, un nosūta to iepirkumu nodaļai.
Kad preces tiek iegādātas pastāvīgai ražošanai, sistēma pircējiem uzrādīs provizorisku pirkuma pasūtījumu, izmantojot vēlamo piegādātāju, kas katrai iegādājamajai precei norādīts krājuma pamatlietā. Pircēju personāls izskata un apstiprina šos pasūtījumus, kurus pēc tam vai nu nosūta elektroniski tieši piegādātājiem, vai arī izdrukā un nosūta viņiem.
Kad tiek pieprasītas nestandarta preces un pakalpojumi, iepirkumu personāls izpēta iespējamos piegādātājus, izvēlas labāko un izsniedz viņiem pasūtījumu.
Kad preces tiek saņemtas, saņēmēja nodaļa sistēmā piekļūst atvērtajiem pirkumu pasūtījumiem un ievada saņemtos daudzumus.
Kad tiek saņemti piegādātāja rēķini, tos apmaksā sistēmā apmaksātie darbinieki. Pēc tam sistēma salīdzina šos rēķinus ar autorizācijas pirkuma pasūtījumiem un informācijas saņemšanu, lai noteiktu, vai rēķinus var apmaksāt. Šajā posmā var būt ievērojams daudzums manuālas samierināšanas darbu. Rezultāts ir rēķinu kopums, kas ir apstiprināts apmaksai.
Sistēma plāno maksājumus piegādātājiem, pamatojoties uz iepriekš noteiktiem maksājumu noteikumiem. Kad pienāk plānotais maksājuma datums, sistēma apstrādā maksājumu partiju, kas būs vai nu elektronisku naudas pārskaitījumu, vai čeku veidā.
