Algas ir process, kurā darbiniekiem tiek piešķirtas kompensācijas par viņu centieniem uzņēmuma vārdā. To parasti pārvalda grāmatvedības nodaļa vai cilvēkresursu nodaļa. Daudzas organizācijas lielāko daļu algas apstrādes tagad nodod trešajai pusei, kas specializējas šajā darbībā. Algas apstrādes funkcija ietver šādas darbības:
Apkopo informāciju par nostrādātajām stundām. Darba ņēmēji, kuriem tiek maksāts par stundu, iesniedz nostrādāto stundu skaitu, parasti izmantojot laika skaitīšanas sistēmu, piemēram, laika pulksteni, datorizētu laika pulksteni, interneta laika uzskaites vietni vai pat mobilo tālruni. Tas nav vajadzīgs tiem darbiniekiem, kuriem maksā algas, jo viņiem katrā laika posmā tiek maksāta noteikta summa.
Iegūstiet apstiprinājumu par nostrādātajām stundām. Stundu darbinieku uzraugi pārskata iesniegto laika informāciju un apstiprina nostrādātās stundas vai lūdz darbiniekus labot kļūdas.
Aprēķiniet atalgojumu. Darba ņēmējiem, kuriem tiek maksāts par stundu, reiziniet nostrādātās stundas ar viņu stundas algas likmēm, kas koriģētas pēc virsstundām, atalgojuma starpības par nostrādātajām maiņām vai par bīstamo nodokli. Tā ir standarta summa algotiem darbiniekiem. Šīs darbības rezultāts ir bruto alga, kas pienākas katram darbiniekam.
Aprēķiniet atskaitījumus. Aprēķiniet sociālā nodrošinājuma un medicīnas nodokļa atskaitījumus no bruto algas, kā arī visus citus ieturējumus ienākuma nodokļa ieturēšanai, pensijām, medicīniskajai apdrošināšanai, arodbiedrību nodevām, labdarības iemaksām utt. Šīs darbības rezultāts ir katra darbinieka pienākošos neto atalgojums.
Izveidojiet maksājumus. Tas parasti ietver algas informācijas ievadīšanu datorsistēmā vai nosūtīšanu trešās puses algas apstrādes procesam, kā rezultātā tiek veiktas algas pārbaudes, tiešie depozīta maksājumi vai maksājumi algas debetkartē.
Pastāv ievērojams valdības noteikto lielo sodu risks, ja algas nodokļi un ar tiem saistītie ieturējumi netiek pārskaitīti valdībai saskaņā ar stingru maksājumu grafiku. Tas rada lielas bažas mazo uzņēmumu īpašniekiem, jo skaidras naudas maksājumi jāveic laikus. Labs veids, kā izvairīties no šo nodokļu pārskaitījumu nepieļaušanas, ir ārpakalpojumu sūtīšana no ārpuses uz trešo personu algas apstrādes pakalpojumu, kas pārskaita līdzekļus uzņēmuma vārdā.
Algas aprēķināšanas procesa racionalizēšanai var izmantot dažādas labākās prakses metodes, kas citādi var būt laikietilpīgs process, kuram nepieciešams pārmērīgs personāla laiks un kura rezultātā var rasties daudz kļūdu.
Algas jēdzienu var attiecināt arī uz darbuzņēmēju maksājumiem, lai gan šie maksājumi tiek veikti, izmantojot maksājumu sistēmu, nevis algas sistēmu.
