Kreditoru un kreditoru sistēma organizēti apmaksā uzņēmuma rēķinus. Šīs sistēmas mērķis ir savlaicīgi veikt maksājumus un samaksāt pareizās summas pareizajiem piegādātājiem. Šādas sistēmas iestatīšanai var izmantot šādas darbības:
Atlasiet programmatūru. Pērciet grāmatvedības programmatūras paketi, kas satur kreditoru parādu moduli. Meklējiet tādas standarta funkcijas kā spēja katram piegādātājam iestatīt standarta maksājuma informāciju, pamanīt rēķinu dublikātus, izmantot pirmstermiņa maksājumu atlaides un veikt elektroniskos maksājumus.
Izveidojiet piegādātājus. Programmatūrā pārdevēja pamatfailā ievadiet nosaukumus, adreses, samaksas noteikumus un noklusējuma virsgrāmatas izdevumu kontus, kas attiecas uz katru piegādātāju.
Ievadiet rēķinus. Katru rēķinu ievadiet kreditoru parādu sistēmā. Šādi rīkojoties, jāievada rēķina datums (nevis saņemšanas datums) un maksājamā summa.
Apstipriniet rēķinus. Izveidojiet sistēmu, lai vadītāji individuāli apstiprinātu katru piegādātāja rēķinu tā saņemšanas laikā, vai arī izmantojiet negatīvus apstiprinājumus, kur vadītājiem ir jāinformē kreditoru darbinieki tikai tad, ja viņi neapstiprina maksājumu. Darbības plūsmas pārvaldības sistēmu varētu integrēt sistēmā, lai izsekotu apstiprinājumu statusam.
Ieplānot maksājumu. Veiciet testu, lai no programmatūras izdrukātu visu rēķinu sarakstu, par kuriem ir jāmaksā, un pārbaudiet, vai pārskatā ir iekļauti visi rēķini, kas jāapmaksā atlasītajā datumu diapazonā.
Pārbaudiet pārbaudi. Programmatūrā pārbaudiet visus apstiprinātos maksājumus un izdrukājiet čeku partiju, lai apmaksātu šos rēķinus. Pārliecinieties, ka sistēma maksā tikai tās pārbaudes, kas tika atlasītas.
Parakstu pārbaudes. Norādiet personu par primāro pārbaudes parakstītāju, kā arī citu personu par rezerves pārbaudes parakstītāju. Informējiet šos cilvēkus par viņu pienākumiem, pārbaudot katrai pārbaudei pievienoto rezerves dokumentāciju.
Iepriekšējās darbības aptver pamatdarbības, kas saistītas ar kreditoru parādu apstrādi, izmantojot kreditoru parādu sistēmu. Tajā var iekļaut šādus papildu priekšmetus:
Trīs veidu saskaņošana. Var būt nepieciešams, lai kreditoru ierēdnis saskaņotu piegādātāja rēķinus ar uzņēmuma saistītajiem pirkuma pasūtījumiem un visiem saņemšanas dokumentiem. Šī atbilstība var būt nepieciešama, lai nodrošinātu, ka uzņēmums maksā tikai par pareizi autorizētām un saņemtajām precēm.
Izmaksu pārskati. Izveidojiet sistēmu, kas prasa darbiniekiem iesniegt izdevumu pārskata veidlapas, kurām ir pievienoti kvīti par visiem iegādātajiem priekšmetiem. Šī sistēma var ietvert ceļojumu politiku kopumu, kas nosaka, kuri izdevumi tiks atlīdzināti.
Iepirkuma kartes. Izveidojiet sistēmu, saskaņā ar kuru iepirkuma kartes tiek izsniegtas darbinieku atlasei, kuri ir pilnvaroti uzņēmuma vārdā veikt pirkumus ar kartēm. Iekļaujiet kārtību, kā pārskatīt karšu pārskatus par kļūdām un pilnībā pārskatītu pārskatu iesniegšanu kreditoru darbiniekiem maksājumu apstrādei.
Lai samazinātu pārmērīgu maksājumu risku, var būt nepieciešams pievienot kreditoru sistēmas izvēles kontroli.
