Debitoru parādu kontrole patiešām sākas ar sākotnējo klienta rēķina izveidošanu, jo, veidojot debitoru parādus, jums jāsamazina vairākas problēmas, pirms varat iegūt visaptverošu kontroli pār šo galveno aktīvu. Pēc tam kontrole aptver debitoru parādu pareizu uzturēšanu un to novēršanu, vai nu veicot maksājumus no klientiem, vai arī veidojot kredīta piezīmes. Galvenās apsveramās kontroles ir šādas:
- Pirms nosūtīšanas pieprasiet kredīta apstiprinājumu. Ja pasūtījums tiks nosūtīts klientam ar sliktu kredītreitingu, jums būs problēmas iekasēt debitoru parādus. Tāpēc visiem pārdošanas pasūtījumiem, kuru summa pārsniedz noteiktu dolāru, ir nepieciešams kredītvienības parakstīts apstiprinājums.
- Pārbaudiet līguma noteikumus. Ja ir neparasti maksājuma noteikumi, pārbaudiet tos pirms rēķina izveidošanas. Pretējā gadījumā debitoru parādos būs rēķini, kurus klienti atsakās apmaksāt.
- Korektūras rēķini. Ja rēķinā par lielu dolāru summu ir kļūda, klients var aizturēt maksājumu, līdz nosūtāt pārskatītu rēķinu. Apsveriet iespēju pieprasīt lielāku rēķinu korektūru, lai mazinātu šo problēmu.
- Autorizēt kredīta piezīmes. Cilvēki, kuriem ir piekļuve ienākošajiem klientu maksājumiem, varētu pārtvert ienākošo skaidru naudu un pēc tam izveidot kredītvēstuli, lai atspoguļotu viņu dziesmas. Viens no soļiem šīs problēmas novēršanā ir prasīt oficiālu vadītāja apstiprinājumu kredītiestādēm, kuras pēc tam vēlāk pārbauda iekšējā audita darbinieki. Neuzņemieties šo kontroli līdz galējībām un nepieprasiet apstiprinājumu ārkārtīgi mazām kredīta piezīmēm - ļaujiet grāmatvedības darbiniekiem bez apstiprināšanas izveidot mazus, lai tikai iztīrītu mazos atlikušos konta atlikumus.
- Ierobežojiet piekļuvi norēķinu programmatūrai. Kā tikko atzīmēts, kāds varēja pārtvert ienākošos maksājumus no klientiem un paslēpt zādzību ar kredīta piezīmi. Jums vajadzētu aizsargāt paroli, lai piekļūtu norēķinu programmatūrai, lai nepieļautu nelikumīgu kredītiestāžu veidošanu.
- Atsevišķi pienākumi. Kā tikko atzīmēts, nevienam nevajadzētu būt iespējai apstrādāt ienākošos klientu maksājumus un izveidot kredītreģistrācijas, pretējā gadījumā viņi varēs paņemt naudu un nosegt savas pēdas ar kredītzīmēm. Tāpēc piešķiriet šos uzdevumus dažādiem cilvēkiem.
- Pārskatiet debitoru parādu žurnāla ierakstus. Debitoru parādu darījumi gandrīz vienmēr tiek veikti, izmantojot grāmatvedības programmatūras pārdošanas žurnālu, kas ģenerē savus grāmatvedības ierakstus. Tāpēc debitoru parādu kontā gandrīz nekad nevajadzētu būt manuālam žurnāla ierakstam. Jums rūpīgi jāizpēta šie ieraksti.
- Revidēt rēķinu paketes. Pēc rēķinu aizpildīšanas failā jābūt paketei, kurā ir pārdošanas pasūtījums, kredīta pilnvarojums, pavadzīme un rēķina kopija. Iekšējā audita darbiniekiem jāpārskata šo pakešu atlase, lai pārliecinātos, ka norēķinu ierēdnis ir pienācīgi izskatījis visus apliecinošos dokumentus un pareizi izveidojis rēķinu.
- Saskaņojiet rēķinus ar piegādes žurnālu. Iespējams, ka preces tiks nosūtītas bez atbilstoša rēķina, vai otrādi. Lai atklātu šīs situācijas, lieciet iekšējā audita darbiniekiem salīdzināt rēķinus ar nosūtīšanas žurnālu un izpētīt visas atšķirības.
- Revidējiet skaidras naudas kvīšu piemērošanu. Grāmatvedības darbinieki var nepareizi piemērot skaidras naudas kvītis atvērtajiem rēķiniem, varbūt pat nepiemērojot tos pareizo klientu kontiem. Lai iekšējā audita darbinieki periodiski izseko kases čeku izvēli pēc klienta rēķiniem, lai pārbaudītu pareizu skaidras naudas pieteikumu.
Šie posteņi veido debitoru parādu pamatkontroli. Uzņēmumam ar specializētu debitoru parādu sistēmu, iespējams, būs jāievieš papildu kontrole vai var nebūt vajadzīgi daži šeit uzskaitītie posteņi.
