Avansu sistēma ir grāmatvedības sistēma sīkas skaidras naudas izmaksai un pēc tam papildināšanai. Neliela skaidra nauda ir neliela skaidras naudas rezerve, kas tiek glabāta uz vietas uzņēmuma vietā neparedzētām skaidras naudas vajadzībām. Avansu sistēma ir izstrādāta, lai nodrošinātu elementāru manuālo metodi, lai izsekotu sīkās naudas atlikumus un skaidras naudas izmantošanu. Avansu sistēmas būtiskās iezīmes ir:
Fiksēta naudas summa tiek piešķirta sīkam naudas fondam, kas tiek norādīts atsevišķā kontā galvenajā grāmatā.
Visi skaidras naudas sadalījumi no sīkās naudas fonda tiek dokumentēti ar kvītīm.
Nelielās naudas izmaksas kvītis tiek izmantotas par pamatu sīkas naudas fonda periodiskai papildināšanai.
Plānotā un faktiskā fonda atlikuma atšķirības tiek regulāri pārskatītas un izpētītas.
Būtībā izdevumi tiek atzīti, kad no uzņēmuma norēķinu konta tiek veikti jauni naudas papildinājumi sīkā naudas fondā. Kad skaidrā nauda tiek apmaksāta no norēķinu konta, ieraksts ir debets par dažādiem izdevumiem, par kuriem kvītis piegādā sīkās kases turētājs, un kredīts naudas kontā.
Ja vien sīkas naudas fondam piešķirtās skaidras naudas summa netiek apzināti mainīta, nav iemesla, kādēļ kontā kādreiz būtu jāievada vēl viens ieraksts, lai dokumentētu sīkās naudas atlikumu, jo visi sīkie naudas papildinājumi nāk no uzņēmuma norēķinu konta.
Šīs sistēmas galvenā iezīme ir nepieciešamība dokumentēt visus izdevumus. Tas ir lielisks veids, kā uzturēt augstu kontroles līmeni pār skaidras naudas izmaksām.
Avansu sistēmas popularitāte samazinās, jo daudzi uzņēmumi labprātāk izmanto uzņēmuma kredītkartes nejaušiem pirkumiem vai liek darbiniekiem maksāt skaidru naudu un pēc tam pieteikties atlīdzībai, izmantojot korporatīvo izdevumu atlīdzināšanas sistēmu. Arī avansu sistēma var izraisīt naudas noplūdi no uzņēmuma vai nu ar skaidras naudas zādzību, vai arī tāpēc, ka sīkās kases turētājs nepietiekami veic uzskaiti par izmaksām.
