Problēmas ar uzņēmuma iepirkuma kartēm
Daudzas organizācijas ļauj saviem darbiniekiem izmantot personiskās kredītkartes, lai uzņēmuma vārdā iegādātos preces un pakalpojumus, par kuriem viņiem tiek atmaksāta. Šī pieeja rada risku darbiniekiem, jo uzņēmums var izvēlēties neatmaksāt viņiem atlīdzību vai naudas trūkums var aizkavēt atlīdzību. Augstāks izsmalcinātības līmenis, kas ļauj izvairīties no šīs problēmas, ir izsniegt uzņēmuma iepirkuma kartes dažiem darbiniekiem, kas ļauj viņiem veikt noteikta veida pirkumus, par kuriem uzņēmums maksās tieši.
Ja ir atļauta kāda no šīm iegādes metodēm, darbinieki var gandrīz visu nopirkt no jebkura cita, kas var apiet uzņēmuma iepirkuma noteikumus, rīkojoties ar īsu vēlamo piegādātāju sarakstu. Arī iepirkuma kartes parasti tiek izplatītas tikai nelielai personu grupai, visiem pārējiem atstājot bez uzticamas mazāku priekšmetu iegādes metodes, izņemot uzņēmuma atlīdzību.
Spoku karte
Trešā pirkšanas iespēja, kas novērš pirmās divas iespējas, ir spoku karte. Spoku karte ir vienkārši kredītkartes numurs, kas ir raksturīgs katram uzņēmuma departamentam, un to var izmantot ikviens šajā nodaļā. Pēc tam par katru no šīm kartēm veiktie pirkumi tiek iekasēti atpakaļ tajā nodaļā, kurai karte tika izsniegta.
Spoku kartes koncepcija atvieglo pirkto priekšmetu izmaksu noteikšanu konkrētām nodaļām, vienlaikus nodrošinot vairāk darbinieku piekļuvi šai iegādes iespējai. Šī pieeja arī paātrina likmi, kādā uzņēmums tiek informēts par darbinieku pirkumiem; izdevumi, kas iesniegti atlīdzināšanai, dažkārt netiek pārsūtīti uz maksājamiem mēnešiem.
Spoku karti var izsniegt pat izvēlētiem piegādātājiem. Šie piegādātāji vienkārši iekasē kartes numuru par katru uzņēmuma pirkumu, kas veikts, izmantojot tos, kas samazina papīru, kas parasti būtu saistīts ar katru atsevišķu pirkumu.
Visbeidzot, spoku karšu nodrošinātājam vajadzētu būt iespējai datus par pirkumiem veikt tieši uzņēmuma korporatīvo kreditoru sistēmā, lai kreditoru personāla dati nebūtu jāievada.
Spoku kartes mīnuss ir tas, ka bijušie darbinieki joprojām var mēģināt to izmantot; tas nenotiktu, ja viņiem būtu izsniegta īpaša iepirkuma karte, jo šī karte tiktu pārtraukta un tās numurs tiktu deaktivizēts, kad viņi pamestu uzņēmumu.
