Uzņēmums izmanto budžetu, lai noteiktu gaidas par ieņēmumiem un izdevumiem nākamajos periodos. Budžeta sagatavošanas process ir ļoti jāpārdomā un jāievēro noteikts grafiks, lai pabeigtais budžets būtu gatavs lietošanai līdz nākamā finanšu gada sākumam. Pretējā gadījumā novēlots budžets nebūs pieejams, lai salīdzinātu ar faktiskajiem rezultātiem nākamajā finanšu gadā. Šeit ir galvenās darbības, kas jāievēro:
- Atjauniniet budžeta pieņēmumus. Pārskatiet pieņēmumus par uzņēmuma uzņēmējdarbības vidi, kas tika izmantoti kā pamats pēdējam budžetam, un pēc vajadzības atjauniniet.
- Ņemiet vērā pieejamo finansējumu. Nosakiet visticamāko finansējuma apjomu, kas būs pieejams budžeta periodā, kas var ierobežot izaugsmes plānus.
- Solis, kas maksā punktus. Nosakiet, vai iespējamā uzņēmējdarbības diapazona laikā gaidāmajā budžeta periodā radīsies kādas posma izmaksas, un nosakiet šo izmaksu summu un darbības līmeni.
- Izveidot budžeta paketi. Kopējiet budžeta pamatnostādnes no iepriekšējā gadā izmantoto instrukciju paketes. Atjauniniet to, iekļaujot faktiskos izdevumus, kas radušies no gada līdz datumam, un kārtojiet šo informāciju par visu kārtējo gadu. Pievienojiet paketei komentāru, norādot informāciju par pakāpeniskām izmaksām, sastrēgumiem un paredzamajiem finansējuma ierobežojumiem nākamajā budžeta gadā. Norādiet arī visas pamatnostādnes kapitāla budžeta pieprasījumiem.
- Izdot budžeta paketi. Ja iespējams, izsniedziet budžeta paketi personīgi un atbildiet uz visiem saņēmēju jautājumiem. Norādiet arī budžeta paketes pirmā projekta izpildes termiņu.
- Iegūstiet ieņēmumu prognozi. Iegūstiet ieņēmumu prognozi no pārdošanas vadītāja, apstipriniet to kopā ar izpilddirektoru un pēc tam izdaliet to citiem departamenta vadītājiem. Viņi vismaz daļēji izmanto informāciju par ieņēmumiem kā pamatu savu budžetu veidošanai.
- Iegūstiet nodaļu budžetus. Iegūstiet visu departamentu budžetus, pārbaudiet, vai nav kļūdu, un salīdziniet ar ierobežojumiem, kas saistīti ar sašaurinājumu, finansējumu un soli. Pielāgojiet budžetus pēc nepieciešamības.
- Apstiprināt kompensāciju. Nosūtiet departamenta budžetā iekļautos kompensācijas pieprasījumus personāla vadītājam apstiprināšanai. Tam jāietver samērošana ar atalgojuma diapazoniem un jāpārbauda, vai algas nodokļi tiek pareizi aprēķināti.
- Apstipriniet prēmiju plānus. Vai augstākajai vadības komandai jāapstiprina noteikumi, saskaņā ar kuriem ir sastādīti prēmiju plāni, un vai šo līgumu nosacījumi ir pamatoti. Ja prēmiju maksājumi, visticamāk, nenotiks, iekļaujiet tos budžetā kopā ar piemērojamiem algas nodokļiem.
- Iegūstiet kapitāla budžeta pieprasījumus. Apstipriniet visus kapitāla budžeta pieprasījumus un pārsūtiet tos vecākās vadības komandai ar komentāriem un ieteikumiem. Lai nodrošinātu aktīvu nomaiņu, saskaņojiet tos ar pamatlīdzekļu atsavināšanas ziņojumu.
- Atjauniniet budžeta modeli. Ievadiet visu budžeta informāciju galvenā budžeta modelī. Pārbaudiet, vai modeļa algas nodokļa likmes ir atjauninātas budžeta gadam. Atjauniniet nolietojuma izdevumus modelī, pamatojoties uz jau saņemto pamatlīdzekļu atsavināšanas un kapitāla budžeta pieprasījuma informāciju.
- Pārskatiet budžetu. Tiekieties ar augstākās vadības komandu, lai pārskatītu budžetu. Izcelt iespējamos ierobežojumu jautājumus un visus ierobežojumus, ko rada finansējuma ierobežojumi. Pārbaudiet arī debitoru, krājumu un kreditoru parādu apgrozījuma koeficientu pareizību attiecībā uz vēsturisko metriku, kā arī pārdošanas apjomu uz vienu pārdevēju. Ievērojiet visus vadības komandas komentārus un pārsūtiet šo informāciju atpakaļ budžeta sastādītājiem ar lūgumiem mainīt viņu budžetus.
- Apstrādāt budžeta atkārtojumus. Izsekojiet neizpildītos budžeta izmaiņu pieprasījumus un atjauniniet budžeta modeli ar jaunām iterācijām, tiklīdz tās tiek saņemtas. Noteikti atjauniniet aprēķinātos procentu izdevumus un procentu ienākumus, jo tiek precizēta budžeta finansēšanas daļa.
- Iegūstiet apstiprinājumu. Pārsūtiet budžetu direktoru padomei apstiprināšanai.
- Izdod budžetu. Izveidojiet saistītu budžeta versiju un izdaliet to visiem pilnvarotajiem saņēmējiem.
- Ielādējiet budžetu. Ielādējiet budžeta informāciju finanšu programmatūrā, lai jūs varētu ģenerēt budžetu salīdzinājumā ar faktiskajiem pārskatiem.
- Pārbaudiet ielādēto budžetu. Salīdziniet grāmatvedības programmatūrā ielādēto budžetu ar apstiprināto budžeta versiju un koriģējiet kļūdas.
- Bloķējiet budžetu. Uzsākt budžeta modeļa aizsardzību ar paroli. Izveidojiet arī modeļa kopiju un arhivējiet kopiju.
