Skaidras naudas saņemšanas process ir ļoti atkarīgs, jo čeku apstrādes uzdevums ir kontrolēts. Tie ir nepieciešami, lai nodrošinātu, ka pārbaudes tiek pareizi reģistrētas, nekavējoties deponētas un netiek nozagtas vai mainītas visā procesā. Čeku čeku apstrādes procedūra ir izklāstīta zemāk:
Lietvedības čeki un skaidra nauda. Kad pienāk ikdienas pasta piegāde, reģistrējiet visus saņemtos čekus un skaidru naudu pasta telpas čeku kvīšu sarakstā. Par katru saņemto čeku veidlapā norādiet maksātājas vārdu, čeka numuru un samaksāto summu. Ja kvīts bija skaidrā naudā, tad norādiet maksātājas vārdu, pārbaudiet “skaidra nauda?” lodziņā un samaksātā summa. Kad visas rindas ir aizpildītas, veidlapas apakšdaļā esošajā laukā “Kopējie ieņēmumi” ievadiet kopsummu. Parakstiet veidlapu un norādiet datumu, kurā saņemti čeki un skaidra nauda. Katrā saņemtajā čekā nospiediet arī “tikai depozītam” un uzņēmuma bankas konta numuru; tas apgrūtina čeka izrakstīšanu un ieskaitīšanu kādā citā bankas kontā.
Nākotnes maksājumi. Ievietojiet visus čekus, skaidru naudu un pasta telpas čeku kvīšu saraksta kopiju drošā biroja pasta maisiņā. Lieciet to ar roku nogādāt kasierim grāmatvedības nodaļā. Kasieris visus maisiņā esošos priekšmetus piesaista pasta telpas čeku saņemšanas sarakstam, iniciāļa saraksta kopiju un atgriež kopiju ar biroja pastu pasta telpā. Pēc tam pasta telpas darbinieki parafē kopiju pēc datuma.
Piesakies rēķiniem skaidrā naudā. Piekļūstiet grāmatvedības programmatūrai, izsauciet neapmaksātos rēķinus attiecīgajam klientam un izmantojiet skaidru naudu rēķinos, kas norādīti naudas pārveduma ieteikumā, kas pievienots katram klienta maksājumam. Ja nav norādes par to, kurš rēķins tiks ieskaitīts, reģistrējiet maksājumu vai nu atsevišķā pagaidu kontā, vai kā neizmantotu, bet tā klienta kontā, no kura tas nāca. Pēdējā gadījumā izveidojiet čeka fotokopiju un saglabājiet to vēlāk pieteikuma vajadzībām, lai čeku joprojām varētu deponēt pašreizējā datumā.
Pārējās skaidras naudas uzskaite (pēc izvēles). Reizēm pienāk kāda skaidra nauda vai čeki, kas nav saistīti ar neapmaksātiem debitoru parādiem. Piemēram, var būt klienta priekšapmaksa vai depozīta atgriešana. Šādos gadījumos reģistrējiet kvīti grāmatvedības sistēmā kopā ar pienācīgu dokumentāciju par maksājuma iemeslu.
Iemaksājiet skaidru naudu. Reģistrējiet visus čekus un skaidru naudu depozīta čekā. Salīdziniet depozīta čekā esošo summu ar summu, kas norādīta pasta telpas čeku kvīšu sarakstā, un saskaņojiet visas atšķirības. Pēc tam glabājiet čekus un skaidru naudu slēgtā maisiņā un nogādājiet to bankā.
Saskaņot ar bankas kvīti. Saņemot čekus un skaidru naudu, banka par to izsniedz kvīti. Kādam, izņemot kasieri, būtu jāsalīdzina šī kvīts ar summu depozīta lapiņā un jāsaskaņo visas atšķirības. Var būt noderīgi saistīt kvīti ar depozīta čeka kopiju un iesniegt dokumentus kā pierādījumu tam, ka saskaņošanas darbība ir pabeigta.
