Izdevumu konta jēdzienam ir divas dažādas nozīmes. Viens ir saistīts ar ceļa un izklaides izdevumiem, un otrs ir vispārīgāks jēdziens, kas identificē konta veidu. Abas definīcijas ir norādītas zemāk.
T&E izdevumu konts
Izdevumu konts attiecas uz darbiniekam izmaksātiem līdzekļiem, kurus pēc tam izmanto ceļa un izklaides izdevumiem. Izdevumu konta līdzekļus var samaksāt pirms laika, kad tie faktiski tiek iztērēti uzņēmuma uzņēmējdarbībai, un tādā gadījumā līdzekļi tiek dēvēti par avansu. Kā alternatīvu līdzekļus var maksāt, reaģējot uz darbinieku iesniegtu izdevumu pārskatu, un tādā gadījumā līdzekļi tiek saukti par atlīdzību. Avansu sākotnēji ieraksta kā apgrozāmo līdzekli, savukārt atlīdzību nekavējoties ieraksta kā izdevumus, kad tie radušies. Kad darbinieks iesniedz pierādījumus par avansa izmantošanu, apgrozāmais aktīvs tiek atzīts par izdevumu.
Skaidras naudas maksājumu summa, kas saistīta ar izdevumu kontu, parasti ir vislielākā, ja tā ir saistīta ar darbinieku, kurš darbojas neatkarīgi no uzņēmuma iekšējās darbības, un labākais piemērs ir pārdevējs. Šīm personām ir nepieciešams pietiekams finansējums, lai ceļotu vairāk nekā parasti citiem darbiniekiem.
Izdevumu konta jēdzienu var ļaunprātīgi izmantot, iztērējot vairāk līdzekļu, nekā to prasītu apdomīga persona, vai saņemot avansus un neizmantojot skaidru naudu uzņēmuma vārdā. Līdz ar to daudzi uzņēmumi stingri kontrolē izdevumu kontu izmantošanu, tostarp izdevumu pārskatu izmantošanu, ceļojumu politiku, veikto maksājumu revīziju un avansa aktīvu konta pastāvīgo atlikumu pārskatīšanu.
Izdevumu konta veids
Lielākā daļa no visiem galvenajā grāmatā izmantotajiem kontiem ir izdevumu konti. Šis ir pagaidu konta veids, kurā tiek glabāti visi izdevumi, kas uzņēmumam radušies pārskata periodā. Tādējādi var būt izdevumu konti par bankas maksām, pārdoto preču izmaksām, komunālajiem pakalpojumiem utt. Šie konti tiek uzskatīti par pagaidu, jo fiskālā gada beigās tie tiek atcelti, lai nākamajā fiskālajā gadā būtu iespējams ierakstīt jaunu izdevumu kopumu.
