Algas apstrāde var radīt kļūdas vairākās vietās, kas prasa detalizētu procesa plūsmu, kas ietver arī vairākas kontroles. Šo procedūru var izmantot, lai nodrošinātu konsekventu atalgojuma apstrādi atkārtoti. Faktiskā procesa plūsma var nedaudz atšķirties no tālāk norādītajām darbībām, jo var būt atšķirības saistībā ar manuālu, datorizētu vai ārpakalpojumu algu apstrādes risinājumu izmantošanu. Visticamākā procedūras versija, ieskaitot pienākumus un pamata kontroles, ir šāda:
Atjaunināt darbinieku galveno failu. Algas ierēdnis saņem paziņojumu par izmaiņām darbinieku informācijā, kas ietekmē algas apstrādi, piemēram, ieturot atbrīvojumus un algas likmes izmaiņas. Atjauniniet darbinieku pamatdokumentu algu programmatūrā ar šīm izmaiņām.
Iestatiet apmaksas periodu. Pārbaudiet, vai algas modulis ir iestatīts pareizajam algas periodam.
Ievadiet nostrādāto laiku. Algas sistēmā ievadiet katra darbinieka nostrādāto regulāro un virsstundu daudzumu. Ja uzņēmums manuāli aprēķina algas, tad šī un nākamā darbība nav vajadzīga. Ja uzņēmums izmanto datorizētus laika pulksteņus, lai apkopotu savu laika skaitīšanas informāciju, informāciju var pārvietot tieši algas programmatūrā.
Ievadiet manuālos maksājumus. Ievadiet visu manuālo algas čeku summas, kas vēl nav reģistrētas algas sistēmā. Tās var būt atalgojuma korekcijas no iepriekšējiem periodiem vai maksājumi, kas saistīti ar darbinieku sākotnējo pieņemšanu darbā vai atlaišanu.
Aprēķiniet atlaišanas algu. Manuāli aprēķiniet summu, kas jāmaksā jebkuram darbiniekam, kurš pametis uzņēmumu, ieskaitot neizmantoto atvaļinājuma laiku un atlaišanas pabalstu. Parasti tas attiecas tikai uz tiem darbiniekiem, kuri brīvprātīgi ir aizgājuši no uzņēmuma, jo piespiedu izbeigšanai nepieciešami gandrīz tūlītēji maksājumi, kas parasti neietilpst parastajā algas apstrādes periodā.
Mainīt atskaitījumus. Ievadiet visas izmaiņas standarta atvilkumos no darbinieku atalgojuma, piemēram, par medicīnisko apdrošināšanu, rotājumiem un labdarības iemaksām.
Aprēķiniet atalgojumu. Ļaujiet programmatūrai apstrādāt visus perioda atalgojuma aprēķinus. Ja uzņēmums manuāli aprēķina atalgojumu, tad, lai noteiktu pareizo nodokļu ieturējumu summu, izmantojiet federālo un štatu valdību sniegtās nodokļu tabulas.
Pārskatīt ziņojumus. Ja algas aprēķinus veic vai nu ārpakalpojumā, vai arī izmantojiet algas programmatūru, izdrukājiet šādus pārskatus un pārbaudiet, vai pamatā esošajos darījumos nav kļūdu. Apstrādājiet algu vēlreiz, līdz šie jautājumi ir novērsti.
Negatīvu atskaitījumu pārskats (var norādīt uz datu ievadīšanas kļūdu vai krāpšanu)
Negatīvu nodokļu pārskats (var norādīt uz datu ievades kļūdu vai krāpšanu)
Iepriekšējs algas reģistrs (galvenais dokuments, ko izmanto kļūdu atrašanai)
Kārtots izmaksāto algu saraksts (koncentrējoties uz pārāk augstām vai zemām algu summām, lai pamanītu potenciāli neprecīzas nostrādātās stundas vai algas likmes)
Algu izmaksu tendenču sadalījums pa departamentiem (var norādīt, ka algas tiek iekasētas nepareizajā nodaļā)
Izdot maksājumus. Kad pārskatu analīzē vairs nav kļūdu, apstrādājiet maksājumus darbiniekiem.
Izdevumu pārvaldības pārskati (pēc izvēles). Izsniedziet vadībai algu pārskatus, kas saistīti ar tikko pabeigto algu sarakstu. Šādu ziņojumu piemēri ir virsstundu tendence pa darbiniekiem un kompensācijas izdevumu tendenču līnija pa departamentiem.
Datu dublēšana. Kad algas aprēķins ir pabeigts, dublējiet ar to saistītos datus. Ja algas apstrāde tiek uzticēta ārpakalpojumiem, to veic piegādātājs. Ja tiek izmantota iekšēja programmatūra, datus arhivējiet. Ja tiek izmantota manuāla sistēma, darba samaksas reģistru ievietojiet bloķētā krātuvē.
Bloķējiet periodu. Bloķējiet algas perioda moduli tikko pabeigtajam periodam, lai novērstu nesankcionētas izmaiņas. Būtībā tas ir tas pats, kas 2. solis; bloķējot atalgojuma periodu, mēs pārietam uz nākamo apmaksas periodu.
Depozīta nodokļi. Noguldiet algas nodokļus un pārbaudiet to nodošanu valdībai. Ja uzņēmums ir veicis ārpakalpojumus algas apstrādei, šo soli veic piegādātājs.
Veikala laika kartes. Iesniedziet laika kartes pie algas nodaļas. Pilnīgi iespējams, ka darbinieki apšaubīs viņu atalgojumu, tādā gadījumā jaunākajām laika kartēm jābūt viegli pieejamām pārskatīšanai. Pēc mēneša vai diviem laika kartes var pārvietot uz ilgtermiņa glabāšanu.
Izmeklējiet kļūdas. Ja ir problēmas ar algas apstrādi, esiet droši, ka darbinieki tās atradīs! Izpētiet visas radušās darījumu kļūdas un veiciet izmaiņas, lai mazinātu to turpināšanos. Tas var ietvert procedūru maiņu vai jaunu kontroles pasākumu noteikšanu.
