Inventāra kļūdas dēļ beigu krājumu bilance var būt nepareiza, kas savukārt ietekmē pārdoto preču izmaksas un peļņu. Ņemot vērā inventarizācijas kļūdu nopietno ietekmi uz finanšu pārskatiem, jāzina, kādi kļūdu veidi var rasties krājumu sistēmā. Šeit ir dažas biežāk sastopamās kļūdas, par kurām jāzina:
Nepareizs vienību skaits. Varbūt visredzamākā kļūda, kad krājumu fiziskais skaitlis ir nepareizs, kā rezultātā rodas pārāk liels vai mazs krājumu daudzums, kas pēc tam tiek pārvērsts par vērtēšanas kļūdu, reizinot to ar vienības izmaksām.
Nepareiza mērvienība. Tas ir tad, kad jūs saskaitāt noteiktu daudzumu un ievadāt to grāmatvedības reģistros, bet norādītā mērvienība šī priekšmeta pamatfailā atšķiras no tā, ko jūs pieņēmāt. Tādējādi jūs, iespējams, skaitāt atsevišķos daudzumos, bet mērvienība datorā ir iestatīta uz desmitiem, tāpēc jūsu daudzums tagad ir nepareizs ar divpadsmit reizes. Citas variācijas centimetru vietā izmanto collas vai mārciņu vietā unces.
Nepareizas standarta izmaksas. Standarta izmaksu aprēķināšanas sistēmā preces standarta izmaksas jūs glabājat vienuma pamatfailā. Ja neviens nepielāgo šo skaitli, lai tas atbilstu faktiskajām izmaksām, tad inventārs tiks vērtēts pēc izmaksām, kas neatbilst faktiskajām izmaksām.
Nepareiza krājumu kārtošana. Ja izmantojat krājumu izmaksu slāņošanas sistēmu, piemēram, FIFO vai LIFO, sistēmai jāpiešķir vienumam izmaksas, pamatojoties uz krājumu slāni, kurā tā atrodas. Šeit ir iespējamas sistēmas kļūdas. Ja to darāt manuāli, varat uzņemties lielu daļu operatora kļūdu.
Nepareizs daļas numurs. Jūs varat pieņemt, ka kaut kam, ko jūs skaitāt, ir noteikts daļas numurs, un jūs piešķirsiet krājumu skaitu šim daļas numuram datorsistēmā. Bet ko tad, ja tam patiešām ir cits daļas numurs? Tad jūs vienkārši izdarījāt dubultkļūdu, nepareizajai daļai uzliekot pareizu skaitu un pareizajam daļas numuram vispār nepiešķirot nevienu skaitli.
Cikla skaitīšana korekcijas kļūda. Cikla skaitītājs var atrast kļūdu krājumu uzskaitē un veic korekciju grāmatvedības reģistros, lai to novērstu. Šī ir problēma, ja jau ir ieraksts, kas vēl nav ievietots sistēmā, kas jau būtu izlabojis "kļūdu". Šī darījumu kavēšanās var radīt lielas problēmas, ja ir izveidota aktīva ciklu skaitīšanas sistēma.
Klientam piederošs krājums. Daži klienti var atrasties savā krājumā jūsu atrašanās vietā, tāpēc jūs varat kļūdaini to uzskaitīt tā, it kā tas būtu jūsu pašu krājums.
Sūtījuma uzskaite. Jums var būt kravas krājums mazumtirgotājiem un aizmirstat to saskaitīt.
Nepareiza nogriešana. Inventārs var nonākt saņemošajā dokā fiziskas skaitīšanas laikā, tāpēc jūs to iekļaujat uzskaitē. Problēma ir tāda, ka atbilstošais piegādātāja rēķins, iespējams, vēl nav sasniedzis grāmatvedības nodaļu, tāpēc jūs tikko esat reģistrējis krājumus, par kuriem nav jāmaksā.
Pārsūtīšanas nelīdzsvarotība. Krājumu sistēmu var izveidot, lai pieprasītu samazināt krājumu daudzumu vienā nodaļā un atsevišķi palielināt krājumu daudzumu citā nodaļā, kad jūs nododat krājumus uzņēmuma iekšienē. Ja jūs darāt vienu, bet ne otru, vai nu jums ir viens un tas pats krājuma vienums, kas norādīts divās vietās vienlaikus, vai arī tas vispār nekur nav atrodams.
Nepareizs lūžņu atbrīvojums no skalošanas. Atpakaļskalošana ļauj samazināt atlikumus krājumu uzskaitē, pamatojoties uz saražoto gatavo preču vienību skaitu. Tas ir balstīts uz pieņēmumu, ka materiālu rēķinā uzskaitītie standarta komponentu daudzumi ir pareizi; tomēr, ja lūžņi un sabojāšanās ir atšķirīgi, nepareizie vienību daudzumi tiks atskaitīti no uzskaites dokumentiem. Lai mazinātu šo problēmu, jums ir nepieciešama lieliska metāllūžņu ziņošanas sistēma.
Ja inventarizācijas kļūdas dēļ ir palielinājusies reģistrētā beigu krājuma summa, tas nozīmē, ka pārdoto preču izmaksas ir nenovērtētas, tāpēc peļņa tiek pārspīlēta. Un otrādi, ja inventarizācijas kļūda ir izraisījusi reģistrētā beigu krājuma apjoma samazināšanos, tas nozīmē, ka pārdoto preču izmaksas ir pārspīlētas, tāpēc peļņa ir nepietiekama.
