Galvenā grāmata ir fails, kas sastāv no kontiem, kurus izmanto organizācijas uzņēmējdarbības reģistrēšanai. Galvenajai grāmatai ir īpaši definēta veidne, kuru izmanto, lai sakārtotu neskaitāmos darījumus, kas var tikt saglabāti failā. Veidne var nedaudz atšķirties atkarībā no grāmatvedības programmatūras pakotnes, taču parasti tā ietver šādus laukus:
Konta numurs. Tas ir galvenais konta apzīmētājs. Ir vairākas iespējamās konta numuru konfigurācijas, piemēram, divi cipari uzņēmuma kodam, vēl divi cipari nodaļas kodam katrā uzņēmumā un vēl trīs cipari konkrētam aktīvam, saistībām, pašu kapitālam, ieņēmumiem vai izdevumiem katrā. nodaļa.
Konta vārds. Tas ir katra konta nosaukums. Parasti tas tiek iestatīts atsevišķā failā un automātiski tiek parādīts virsgrāmatā, ievadot konta numuru.
Debets. Šis ir lauks, kurā tiek veikta ieraksta debeta daļa.
Kredīts. Šis ir lauks, kurā tiek veikta ieraksta kredīta daļa.
Darījuma numurs. Darījuma numurs tiek ievadīts kā daļa no katra darījuma, iespējams, arī ar identifikatoru, kas apraksta ierakstāmās darbības veidu. Piemēram, pirms dienasgrāmatas ieraksta darījuma numura var būt “JE”, bet pirms naudas saņemšanas, kas ievadīts, izmantojot kases čeku sistēmu, - “CR”.
Kopā. Katras konta detaļas apakšdaļā ir kopsummas rinda, norādot debeta kopsummu un kredīta kopsummu galvenās grāmatas datumā. Pa labi no citiem virsgrāmatas laukiem var būt arī aprēķināta kopējā summa, norādot katra konta beigu konta atlikumu.
Lielākā daļa virsgrāmatu arī ļauj ievadīt informāciju par budžetu. Šo informāciju var glabāt atsevišķā failā un finanšu pārskatos parādīt tikai tad, ja pārskatos tiek izmantots budžets salīdzinājumā ar faktisko formātu.
