Thepastāvīgā inventarizācijas metode ietver pastāvīgu uzņēmuma krājumu uzskaites atjaunināšanu ar jaunākajiem pārdošanas un pirkšanas gadījumiem. Šie atjauninājumi parasti ietver krājumu papildinājumus un atņemumus no tādām darbībām kā saņemto krājumu vienības, no krājuma pārdotās preces, atgrieztās preces un preces, kas no krājumiem paņemtas izmantošanai ražošanas procesā. Šī metode ir standarta krājumu izsekošanas sistēma, ko izmanto jebkura organizācija, kas uztur ievērojamus ieguldījumus krājumos, jo tā ir nepieciešama krājumu pārvaldīšanai reāllaikā. Lai veiksmīgi darbinātu pastāvīgo inventarizācijas sistēmu, ir jāpieņem šāda prakse:
Datoru datu bāze. Saskaņā ar mūžīgo sistēmu visvairāk jāuztur atsevišķs ieraksts, lai izsekotu katra krājuma vienības papildinājumus un svītrojumus no krājumiem. Lai gan to ir iespējams izdarīt ar manuālu "karšu" sistēmu, jebkura lieluma uzskaitei ir nepieciešams, lai saistīto darījumu plūdi tiktu apstrādāti ar datoru datu bāzi.
Cikla skaitīšana. Izmantojiet ciklu skaitīšanu, lai nepārtraukti uzskaitītu nelielas krājuma daļas un izpētītu visas atrastās atšķirības. Šī ir lieliska tehnika, lai saglabātu uzskaites ierakstu precizitāti.
Atrašanās vietas kodēšana. Cikla skaitīšanu nav iespējams veikt, ja noliktavas darbinieki nezina, kur meklēt, tāpēc katram krājuma priekšmetam piešķiriet atrašanās vietas kodu, kur tas jāuzglabā. Ir pieļaujams, ka vienam krājuma vienumam ir vairāki atrašanās vietas kodi.
Ierobežota piekļuve. Ievērojami uzlabojas inventāra ierakstu precizitāte, ja piekļuve izsekojamajam inventāram ir ierobežota, piemēram, ar nožogojumu un aizslēgtiem vārtiem. Pretējā gadījumā kādam ir pārāk viegli izņemt preces no noliktavas vai pārvietot preces uz citu vietu.
Galvenie darījumi, ko izmanto pastāvīgā inventarizācijas metodē, ir:
Ierakstiet pirkumu. Tas ir debets krājumu kontā un kredīts kreditoru parādu kontā.
Reģistrējiet izpārdošanu. Tas ir debets par pārdoto preču izmaksu kontu un kredīts krājumu kontā.
Ierakstiet gājienu. Vietas pārvietošanai starp krātuves vietām nav galvenā virsgrāmatas ieraksta, lai gan noliktavas pārvaldības sistēmai jāreģistrē izmaiņas vietā.
Reģistrē daudzuma korekciju. Šis ir debets par pārdoto preču izmaksām vai krājumu sarukšanas kontu un kredīts krājumu kontā.
Pastāvīgā inventarizācijas metode būtiski atšķiras no citas inventarizācijas izsekošanai izmantotās metodes, ko sauc par periodiskās inventarizācijas metodi. Periodiskā metode ietver visu pirkumu apkopošanu grāmatvedības periodā, faktisko krājumu uzskaiti perioda beigās un pēc tam izmantojot šādu aprēķinu, lai aprēķinātu par periodu pārdoto preču izmaksas:
Sākotnējais krājums + pirkumi - krājuma beigas = pārdoto preču izmaksas
Periodiskās inventarizācijas sistēma balstās uz precīzu krājumu uzskaiti tikai tad, kad tiek veikts fizisks skaitījums. Pārējā laikā uzņēmums, kas izmanto periodisko sistēmu, nezina precīzu vienību skaitu, kas tam ir krājumā, kas padara to zemāku par mūžīgās uzskaites metodi.
