Viltus vēstule ir klientam nosūtīts paziņojums, kurā norādīts, ka tas ir nokavēts, samaksājot sūtītājam debitoru parādu. Duntes vēstules parasti notiek no pieklājīgiem atgādinājumiem līdz stingrākiem maksājuma pieprasījumiem, ja klients turpina nereaģēt. Pirmām vēstulēm, kas tiek nosūtītas klientam, jābūt pieklājīgām, balstoties uz teoriju, ka klients vienkārši ir aizmirsis norēķinus un uzņēmums vēlas saglabāt savu labo gribu nākotnes biznesam.
Tomēr, kad paiet vairāk laika, uzņēmums sāk mainīt pieņēmumu par turpmāku darījumu ar klientu veikšanu un tāpēc mēdz mazināt klienta nemateriālās vērtības apjomu, ko tas vēlas saglabāt par labu samaksai tagad. Neatkarīgi no vēstules toni, tajā vienmēr ir norādīta maksājamā summa, neapmaksātā rēķina datums, rēķina numurs un visas kavējuma naudas vai procentu soda naudas.
Kādā brīdī pēc parastā maksājuma datuma viltus vēstuļu izsniegšanas efektivitāte samazināsies, tāpēc uzņēmums pārtrauc to izmantošanu un tā vietā paļaujas uz personīgiem kontaktiem, advokātiem un piedziņas aģentūrām.
Viltīga vēstule var izpausties dažādās fiziskās formās. Sākotnēji tā bija vēstule, kuru, iespējams, nosūtīja pa pastu, ierakstītu pastu vai piegādi pa nakti, lai paziņotu par pieprasījuma pieaugošo steidzamību, kā arī lai izveidotu saņemšanas ierakstu (ierakstītas vēstules vai piegādes pa nakti gadījumā) . Tomēr viltīgu vēstuli var nosūtīt arī kā faksu, e-pastu vai pat īsziņu. Šīs elektroniskās piegādes metodes var apmaldīties (īpaši fakss), un tās var nebūt tik efektīvas kā tradicionālākā papīra metode.
Duntes burtus bieži ģenerē dators bez cilvēka ievadīšanas. Sistēma ir konfigurēta izmantot noteiktu tekstu, ja maksājums nav veikts noteiktā dienu skaitā, un pēc tam izmantot citu tekstu vēstulēm, kas izveidotas pēc ilgāka laika perioda beigām bez samaksas. Var būt efektīvāk apsaimniekot uzdevumu izveidot un izsniegt viltus vēstules trešai pusei.
Kredītnodaļas darbinieki var periodiski mainīt šo automātiski ģenerēto vēstuļu laiku vai saturu, ja uzskata, ka dažas izmaiņas uzlabos vākšanas ātrumu. To var panākt ar A-B testēšanu, kur tiek izdotas divas melnraksta versijas un tiek kontrolēta katras no tām efektivitāte; ja vienas versijas rezultātā tiek veikti vairāk klientu maksājumi, šī versija kļūst par jauno izmantoto noklusējuma burtu formātu.
Ir noteikumi, kas nosaka draudu līmeni, ko var iekļaut viltotajā vēstulē, atkarībā no valdības jurisdikcijas, kurā dzīvo klients, tāpēc jums jāizvairās no pārlieku dīvainām viltus vēstulēm.
Viltīga vēstule nav tas pats, kas mēneša beigu paziņojums. Izraksts tiek nosūtīts visiem klientiem, kuriem mēneša beigās ir neapmaksāti rēķini. Izraksts ietver visus rēķinus, kas vēl nav apmaksāti, pat ja tie vēl nav jāapmaksā. Paziņojums netiek uzskatīts par uzmākšanos, bet gan vienkāršu konta izrakstu laika posmā. Tomēr tas joprojām tiek uzskatīts par iekasēšanas rīku, jo tā rezultātā klienti var uzzināt par rēķiniem, kuru nav viņu lietvedībā un kuri tāpēc nebūtu apmaksāti.
