Izdevumi ir aktīva vērtības samazinājums, jo to izmanto ieņēmumu gūšanai. Ja pamatā esošais aktīvs ir jāizmanto ilgākā laika posmā, izdevumi tiek veidoti amortizācijas formā un tiek iekasēti samaksājami visā aktīva lietderīgās lietošanas laikā. Ja izdevumi ir par uzreiz patērētu priekšmetu, piemēram, algu, tad tos parasti sedz no izdevumiem, kad tie radušies. Kopējie izdevumi ir:
Pārdotās produkcijas ražošanas izmaksas
Īres izdevumi
Algas izdevumi
Komunālo pakalpojumu izdevumi
Ja izdevumi ir par nelielu summu, kuru nevar patērēt ilgu laiku, tos parasti sedz no izdevumiem uzreiz, lai izslēgtu grāmatvedības darbinieku laiku, kas citādi būtu nepieciešams, lai tos izsekotu kā aktīvu.
Saskaņā ar naudas līdzekļu uzskaiti izdevumus parasti reģistrē tikai tad, kad piegādātājam vai darbiniekam ir veikts skaidras naudas maksājums. Saskaņā ar uzkrāšanas principu grāmatvedībā izdevumus reģistrē, kā norādīts iepriekš, kad ir samazinājusies aktīva vērtība, neatkarīgi no saistītās naudas aizplūšanas.
Aktīva iegādi var reģistrēt kā izdevumus, ja samaksātā summa ir mazāka par uzņēmuma izmantoto kapitalizācijas limitu. Ja samaksātā summa būtu bijusi lielāka par kapitalizācijas limitu, tā vietā tā būtu jāreģistrē kā aktīvs un jāiekasē uz izdevumiem vēlāk, kad aktīvs tiek patērēts.
Izdevumu uzskaite parasti ietver vienu no šiem darījumiem:
Debets uz izdevumiem, kredīts skaidrā naudā. Atspoguļo skaidras naudas maksājumu.
Debets uz izdevumiem, kredīts kreditoriem. Atspoguļo pirkumu, kas veikts uz kredīta.
Debets uz izdevumiem, kredīts uz aktīvu kontu. Atspoguļo aktīva iekasēšanu no izdevumiem, piemēram, pamatlīdzekļa nolietojuma izdevumus.
Debets uz izdevumiem, kredīts uz citām saistībām. Atspoguļo maksājumu, kas nav saistīts ar kreditoru parādiem, piemēram, aizdevuma procentu maksājumu vai uzkrātos izdevumus.
Saskaņā ar saskaņošanas principu izdevumus parasti atzīst tajā pašā periodā, kurā tiek atzīti saistītie ieņēmumi. Piemēram, ja preces tiek pārdotas janvārī, tad gan ieņēmumi, gan pārdoto preču izmaksas, kas saistītas ar pārdošanas darījumu, jāreģistrē janvārī.
Izdevumi nav tas pats, kas izdevumi. Izdevumi ir maksājums vai saistību rašanās, turpretī izdevumi apzīmē aktīva patēriņu. Tādējādi uzņēmums par pamatlīdzekli varēja veikt skaidras naudas izdevumus 10 000 ASV dolāru apmērā, bet 10 000 ASV dolāru aktīvs tiktu segts tikai uz izdevumiem tā lietderīgās lietošanas laikā. Tādējādi izdevumi parasti rodas sākotnēji, savukārt izdevumu atzīšana var būt sadalīta ilgākā laika posmā.
Izdevumu pārvaldība ir izdevumu pārskatīšanas koncepcija, lai noteiktu, kurus no tiem var droši samazināt vai novērst, neradot negatīvu ietekmi uz ieņēmumiem vai nākotnes produktu vai pakalpojumu attīstību. Budžets un vēsturisko tendenču analīze ir izdevumu pārvaldības rīki.
