Sākotnējie dokumenti ir fiziskais pamats, uz kura tiek reģistrēti biznesa darījumi. Sākotnējie dokumenti parasti tiek paturēti izmantošanai kā pierādījums, kad auditori vēlāk pārskata uzņēmuma finanšu pārskatus, un viņiem jāpārbauda, vai darījumi faktiski ir notikuši. Parasti tajos ir šāda informācija:
Biznesa darījuma apraksts
Darījuma datums
Konkrēta naudas summa
Pilnvarojošs paraksts
Daudzi pamatdokumenti ir arī apzīmogoti, lai norādītu apstiprinājumu vai kuros pierakstītu pašreizējo datumu vai kontus, kas izmantojami pamatā esošā darījuma reģistrēšanai.
Avota dokumentam nav jābūt papīra dokumentam. Tas var būt arī elektronisks, piemēram, darbinieka nostrādāto stundu elektronisks uzskaite, kas uzņēmuma viedtālrunī ievadīta laika uzskaites sistēmā.
Pamatdokumentu un ar tiem saistīto uzņēmējdarbības darījumu, kas parādās finanšu reģistros, piemēri ir:
bankas rēķins. Tajā ir iekļautas vairākas korekcijas uzņēmuma skaidras naudas bilancē, kuras uzņēmumam būtu jāatsaucas, lai savos dokumentos saskaņotu bankas datus.
Kases aparāta lente. To var izmantot kā pierādījumu par skaidras naudas pārdošanu, kas atbalsta pārdošanas darījuma reģistrēšanu.
Kredītkartes kvīts. To var izmantot kā pierādījumu līdzekļu izmaksai no sīkas skaidras naudas.
Slēdzene pārbaudiet attēlus. Šie attēli atbalsta skaidras naudas kvīšu no klientiem reģistrēšanu.
Iepakojuma specifikācija. Tas apraksta klientam nosūtītās preces un tādējādi atbalsta pārdošanas darījuma reģistrēšanu.
Pārdošanas pasūtījums. Šo dokumentu kopā ar pavadzīmi un / vai iepakojuma sarakstu var izmantot, lai izrakstītu rēķinu klientam, kas savukārt ģenerē pārdošanas darījumu.
Piegādātāja rēķins. Šis ir pamatdokuments, kas atbalsta skaidras naudas, čeka vai elektroniska maksājuma izsniegšanu piegādātājam. Piegādātāja rēķins atbalsta arī izdevumu, krājumu posteņa vai pamatlīdzekļa reģistrēšanu.
Laika karte. Tas atbalsta algas vai elektroniska maksājuma izsniegšanu darbiniekam. Ja klientiem tiek izrakstīti rēķini par darbinieku stundām, tas atbalsta arī klientu rēķinu izveidi.
Piemēram, uzņēmums nodarbojas ar konsultāciju biznesu. tajā tiek uzkrāta informācija par nostrādātajām stundām no darbinieku darba laika uzskaites tabulām, kas pēc tam tiek iekļauta klientu rēķinos, kuru rezultātā tiek izveidots pārdošanas un debitoru parādu darījums. Tādējādi šajā situācijā laika kontrolsaraksts ir pārdošanas darījuma avota dokuments.
Ir vairākas iespējamās kontroles, kuras var izmantot, lai mazinātu risku, ka izejas dokumenti netiek pareizi reģistrēti grāmatvedības sistēmā. Viena no biežāk izmantotajām kontrolēm ir dokumentu priekšnumurēšana, lai trūkstošos dokumentus būtu vieglāk izsekot. Vēl viena kontrole ir kontu kontu atlikumu saskaņošana ar attaisnojošajiem sākotnējiem dokumentiem, lai noskaidrotu, vai daži dokumenti nav reģistrēti vai vai dažos kontos reģistrētos darījumos, šķiet, nav neviena apstiprinoša avota dokumenta.
Dažādos noteikumos noteikts, ka dažus pamatdokumentus glabā vairākus gadus. Var būt arī saprātīgi saglabāt šos dokumentus neatkarīgi no noteikumiem, kaut vai tikai sniegt pierādījumus tiesas procesa gadījumā vai nodrošināt labāku klientu apkalpošanu. Šo iemeslu dēļ uzņēmumam jāpieņem dokumentu iznīcināšanas politika, kas stingri kontrolē izejas dokumentu sasmalcināšanu vai cita veida likvidēšanu, līdz ir pagājis noteikts gadu skaits.
