Pārdevēja pamatlieta ir ievērojama apjoma informācijas par uzņēmuma piegādātājiem krātuve, kas tiek izmantota piegādātāju rēķinu apmaksai un pirkuma pasūtījumu noformēšanai. Ja uzņēmumam ir pat salīdzinoši neliels piegādātāju skaits, ievērojams skaits kļūdu pakāpeniski iezagsies pārdevēja pamatlietā. Šeit ir vairāki ieteiktie faila tīrīšanas veidi:
Katram piegādātājam regulāri izdrukājiet atskaiti, kurā parādīti visi lauki, kas tiek izmantoti piegādātāja pamatfailā. Skenējiet pārskatā trūkstošās informācijas svarīgākajos laukos, piemēram, nodokļu kodos un nodokļu maksātāju identifikācijas numuros (TIN).
Izdrukājiet piegādātāju sarakstu, kas sakārtots pēc nosaukuma, un meklējiet nosaukumus, kas norāda ierakstu dublikātu esamību. Nosakiet, kurus no šiem ierakstiem arhivēt, un atzīmējiet tos kā nelietojamus.
Izdrukājiet pārskatu, kas parāda maksājumus piegādātājiem pēdējo divu gadu laikā. Ja šajā laika posmā nav notikusi neviena darbība, atzīmējiet saistītos piegādātāja pamatfailus kā arhivētus.
Salīdziniet reģistrēto nodokļu maksātāju identifikācijas numurus jaunākajiem piegādātājiem ar TIN saskaņošanas programmu IRS vietnē, lai pārliecinātos, ka reģistrētie numuri ir pareizi. Atjauniniet visu nepareizo informāciju.
