Kreditoru parādi tiek izmantoti, lai mazinātu kreditoru funkcijas zaudējumu risku. Kreditoru parādu kontrole ir apkopota trīs vispārīgās kategorijās, kas pārbauda uzņēmuma pienākumu maksāt, kreditoru datu ievadīšana datorsistēmā un maksājumi piegādātājiem. Vadības ierīces ir šādas:
Pienākums samaksāt kontroli
Maksājuma pienākuma pārbaudi var veikt, izmantojot vienu no vairākām iespējamām kontrolēm. Viņi ir:
Rēķina apstiprināšana. Persona, kas spēj apstiprināt samaksu, nozīmē savu piekrišanu piegādātāja rēķinam. Tomēr faktiski tā ir samērā vāja kontrole, ja apstiprinātājs redz tikai piegādātāja rēķinu, jo nav iespējas noteikt, vai preces vai pakalpojumi ir saņemti, vai arī ja cenas ir tādas, kādām uzņēmums sākotnēji piekrita. Apstiprinātājs var arī vēlēties uzzināt, kurš virsgrāmatas konts tiks iekasēts. Līdz ar to labāk ir, ja kreditoru darbinieki vispirms apkopo piegādātāja rēķinu, apstiprinot pirkuma pasūtījumu un saņemot dokumentāciju paketē, un pēc tam piestipriniet rēķinu ar paraksta bloku, kas ietver iekasējamo konta numuru, un pēc tam saņemiet apstiprinātāju to pārskatīt. Šī pieeja sniedz recenzentiem ļoti pilnīgu informācijas kopumu, ar kuru strādāt.
Pirkuma pasūtījuma apstiprināšana. Pircēju nodaļa izdod pirkuma pasūtījumu par katru veikto pirkumu. To darot, iepirkuma personāls būtībā apstiprina visus izdevumus, pirms tie ir veikti, kas var novērst dažu izdevumu rašanos. Tā kā šī kontrole ir saistīta ar ievērojamu iepirkuma personāla darbu, viņi, iespējams, lūgs darbiniekus pieprasīt preces oficiālā pirkuma pieprasījuma veidlapā.
Pabeigt a trīsceļu spēle. Kreditoru parādi pirms piegādātāja atļauju saskaņo piegādātāja rēķinu ar attiecīgo pirkuma pasūtījumu un kvīts apliecinājumu. Šī pieeja aizstāj nepieciešamību pēc individuāla rēķina apstiprināšanas, jo apstiprināšanas pamatā ir pirkuma pasūtījums. Tas ir arī labāk nekā apstiprināt tikai, pamatojoties uz pirkuma pasūtījumu, jo tas arī pārbauda preču saņemšanu. Tomēr tas ir arī sāpīgi lēns un var izjukt, ja trūkst dokumentu.
Manuāla maksājuma dublikāta meklēšana. Datorizēta kreditoru sistēma veic automātisku rēķinu numuru dublikātu meklēšanu. Tas ir daudz grūtāks darbs pilnīgi manuālā uzskaites sistēmā. Šajā gadījumā kreditoru ierēdnis var meklēt, izmantojot piegādātāja failu un neapmaksāto rēķinu failu, lai redzētu, vai tikko no piegādātāja saņemtais rēķins jau ir apmaksāts. Daudzās situācijās ienākošo piegādātāju rēķinu apjoms to padara tik sarežģītu, ka apmaksājamais personāls atsakās no mēģinājumiem identificēt rēķinu dublikātus un vienkārši piekrīt, ka laiku pa laikam apmaksās šādas preces.
Datu ievades vadīklas
Ir vairāki veidi, kā nodrošināt, lai visi piegādātāju rēķini tiktu ievadīti kreditoru parādu sistēmā, lai gan šīm kontrolēm ir dažādas panākumu pakāpes. Vadīklas ir:
Ierakstiet pēc apstiprināšanas. Šī kontrole piespiež kreditoru parādu pirms katra rēķina ievadīšanas sistēmā pārbaudīt katra rēķina apstiprinājumu.
Reģistrē pirms apstiprināšanas. Šī kontrole piešķir lielāku prioritāti norēķinu piegādātājiem nekā maksājuma atļauju iegūšana, jo visi saņemtie rēķini tiek reģistrēti kreditoru sistēmā uzreiz. Šī vadība vislabāk darbojas tur, kur pirkuma pilnvarošanai jau ir izmantoti pirkuma pasūtījumi.
Pieņemiet rēķinu numerācijas vadlīnijas. Varbūt lielākā problēma kreditoru datu ievadīšanas jomā ir maksājumu dublikāti. Šķiet, ka tā nav problēma, jo lielākā daļa uzņēmumu izmanto grāmatvedības programmatūru, kas automātiski nosaka rēķinu dublikātus un novērš dublētus maksājumus. Tomēr rēķinu numuru reģistrēšana var būt pretrunīga. Piemēram, vai jūs ierakstāt rēķina numuru 0000078234 ar pirmajām nullēm vai bez tām? Ja viens un tas pats rēķins divreiz tiek parādīts kreditoru darbiniekiem un vienu reizi tas tiek ierakstīts kā 0000078234 un nākamajā reizē - 78234, sistēma tos neatzīmēs kā rēķinu dublikātus. Tāda pati problēma rodas ar domuzīmēm rēķina numurā; rēķina numuru 1234-999 varēja ierakstīt kā 1234-999 vai kā 1234999.
Atbilstība budžetam finanšu pārskatos. Ja piegādātāja rēķins tika nepareizi iekasēts nepareizajā nodaļā, iespējams, ka nodaļas vadītājs, iepazīstoties ar finanšu pārskatiem, atklātu atšķirību starp iekasēto summu un budžetu, un tādējādi pievērstu šo jautājumu grāmatvedības nodaļai.
Maksājumu kontrole
Lielākā daļa no turpmāk norādītajām pārbaudēm attiecas uz maksājumiem ar čeku, jo tas joprojām ir dominējošais maksājuma veids. Vadīklas ir:
Dalīta čeku drukāšana un parakstīšana. Vienai personai jāsagatavo čeki, un citai personai tās jāparaksta. To darot, notiek skaidras naudas izdošanas salīdzinošā pārbaude.
Glabājiet visas pārbaudes slēgtā vietā. Neizmantotie čeku krājumi vienmēr jāuzglabā slēgtā vietā. Pretējā gadījumā čekus var nozagt, krāpnieciski aizpildīt un iekasēt naudu. Tas nozīmē, ka visas parakstu plāksnes vai zīmogi arī jāuzglabā aizslēgtā vietā.
Izsekojiet izmantoto pārbaudes numuru secību. Uzturiet žurnālu, kurā ir uzskaitīti pārbaudēs izmantoto čeku numuru diapazoni. Tas ir noderīgi, lai noteiktu, vai krātuvē varētu trūkt nevienas pārbaudes. Šo žurnālu nevajadzētu glabāt kopā ar saglabātajām pārbaudēm, jo kāds var zagt žurnālu vienlaikus ar zagšanas pārbaudēm.
Nepieciešama manuāla čeku parakstīšana. Uzņēmums var pieprasīt, lai tiktu parakstītas visas pārbaudes. Tā faktiski ir salīdzinoši vāja kontrole, jo maz čeku parakstītāju iedziļinās čeku izsniegšanas iemeslos un reti apšauba samaksātās summas. Ja uzņēmums izvēlas izmantot paraksta plāksni vai zīmogu, tad daudz svarīgāk ir spēcīga pirkumu pasūtījumu sistēma; personāls, kas iepērkas, kļūst par faktiskajiem rēķinu apstiprinātājiem, izsniedzot pirkuma pasūtījumus agrāk kreditoru parādu procesa plūsmā.
Pieprasiet papildu čeku parakstītāju. Ja čeka summa pārsniedz noteiktu summu, pieprasiet otru čeka parakstītāju. Šī kontrole, domājams, dod iespēju vairākiem vecāka līmeņa cilvēkiem pārtraukt maksājumu veikšanu. Patiesībā, visticamāk, maksājuma procesā tiek ieviests tikai vēl viens solis, patiešām neuzlabojot kontroles vidi.
