Galvenajā grāmatā ir apkopots katrs reģistrētais darījums, savukārt galvenajā žurnālā ir sākotnējie ieraksti par lielāko daļu maza apjoma darījumu. Kad notiek grāmatvedības darījums, tas vispirms tiek reģistrēts grāmatvedības sistēmā žurnālā. Var būt vairāki žurnāli, kas vai nu ir veidoti, lai saturētu īpašus darījumu veidus (piemēram, skaidras naudas saņemšanai, skaidras naudas izmaksai vai pārdošanai), vai visiem citiem darījumu veidiem. Šie citi darījumi tiek ierakstīti vispārējā žurnālā. Piemēri ierakstiem, kas veikti vispārīgajā žurnālā, ir aktīvu pārdošana, nolietojums, procentu ienākumi, procentu izdevumi un uzņēmuma obligāciju vai akciju pārdošana investoriem.
Tādējādi vispārējais žurnāls ir apvienota vieta dažu darījumu sākotnējai ievadīšanai, kas nenotiek pietiekamā apjomā, lai būtu pelnījis reģistrēšanu specializētā žurnālā. Šie darījumi tiek ierakstīti hronoloģiskā secībā, kas padara žurnālu par lielisku vietu grāmatvedības darījumu izpētei pēc datuma.
Galvenajā grāmatā konta līmenī ir apkopojums par katru darījumu, kuru uzņēmums ir veicis. Šī informācija nāk no dažādiem žurnāliem apkopotā veidā, kopsavilkuma līmeņa ierakstos. Pēc tam informācija virsgrāmatā tiek apkopota izmēģinājuma bilancē, no kuras tiek izveidoti finanšu pārskati.
Tādējādi vispārējais žurnāls ir tas, kur vispirms tiek reģistrēti tie darījumi, kas netiek glabāti tematiskā žurnālā, savukārt galvenā grāmata glabā kopsavilkuma līmeņa informāciju no katra žurnāla. Tas nozīmē, ka vispārējais žurnāls satur lielāku detalizētas grāmatvedības informācijas daudzumu nekā galvenā grāmata, kas savukārt satur detalizētāku informāciju nekā finanšu pārskati.
Kopš datorizēto grāmatvedības sistēmu parādīšanās žurnālu izmantošana ir samazinājusies. Daudzas mazākas grāmatvedības programmatūras sistēmas glabā visu informāciju par darījumiem tieši galvenajā grāmatā, izsniedzot visus dažādos žurnālu veidus, ieskaitot vispārīgo žurnālu.
