Grāmatvedības sistēmu projektēšana
Grāmatvedības sistēma būtībā ir informācijas par biznesa darījumiem datu bāze. Datu bāzes primārā izmantošana ir informācijas avots, tāpēc grāmatvedības sistēma ir jāveido tā, lai rentabli sniegtu nepieciešamo informāciju. Galvenie grāmatvedības sistēmu projektēšanas faktori ir šādi:
Vienreizējs vai divkāršs ieraksts. Ļoti mazs uzņēmums darbojas, vienkārši reģistrējot naudas čekus un maksājumus čeku grāmatā. To sauc par vienreizējas ievadīšanas sistēmu, un tā ir piemērota tikai tad, ja uzņēmuma īpašnieks nav ieinteresēts uzzināt par uzņēmuma rīcībā esošo aktīvu un saistību apjomu. Viena ieraksta sistēma ir ārkārtīgi vienkāršota, taču tā var būt piemērota. Divkāršās ieraksta sistēma ir paredzēta, lai reģistrētu ne tikai pārdošanas un izdevumus, bet arī aktīvus, saistības un pašu kapitālu, un tādējādi sniedz ievērojami vairāk informācijas. Divkāršā ieraksta sistēma prasa vairāk prasmju reģistrēt darījumus, un to izmanto visas lielākās organizācijas.
Skaidrā naudā vai uzkrājumu principā. Grāmatvedības naudas izteiksmē darījumus reģistrē tikai tad, kad nauda tiek saņemta vai iztērēta, savukārt uzkrājumu principā darījumus reģistrē, kad tie jāatzīst, neatkarīgi no skaidras naudas izmaiņām. Uzkrāšanas princips ir nepieciešams, lai tas atbilstu jebkurai no grāmatvedības sistēmām, piemēram, vispārpieņemtajiem grāmatvedības principiem vai starptautiskajiem finanšu pārskatu standartiem. Ja sagaidāt, ka nākotnē būs nepieciešami auditēti finanšu pārskati, izmantojiet grāmatvedības uzkrāšanas principu.
Konta koda struktūra. Konta koda struktūra ir ciparu vai burtu un ciparu apzīmējums, kas piešķirts katram kontam, kurā tiek glabāta informācija. Garš konta kods, piemēram, viens ar septiņiem vai vairāk cipariem, ļauj veikt daudz specifisku lietvedību. Tomēr tā uzturēšana prasa arī vairāk darba, un pastāv lielāks risks, ka informācija tiks nepareizi kodēta nepareizajos kontos. Tādējādi parasti vislabāk ir minimizēt konta koda struktūras sarežģītību (t.i., garumu). Mazākas organizācijas var uzskatīt, ka informācijas reģistrēšanai pietiek ar trīsciparu konta koda struktūru, savukārt lielākām vairāku nodaļu vienībām var būt vajadzīgas ievērojami sarežģītākas kodu struktūras.
Izmantotie konti. Jums jāizlemj, kurus kontus izveidot. Vismaz (divkāršā ieraksta uzkrāšanas sistēmai) jums būs nepieciešami naudas līdzekļu konti, debitoru parādi, krājumi, pamatlīdzekļi, kreditoru parādi, uzkrātās saistības, kapitāls, ieņēmumi, pārdoto preču izmaksas un administratīvie izdevumi. Tomēr pat mazākam uzņēmumam ir nepieciešams vairākas reizes lielāks šo kontu skaits, lai sekotu līdzi savai darbībai. Jo īpaši, visticamāk, būs jāuztur vairāki dažādi izdevumu konti, lai rūpīgāk pārbaudītu izdevumus.
Sadalītā pārstāvniecība. Lielāks uzņēmums var pieņemt standarta kontu kopumu un tos atkārtot katram meitasuzņēmumam. Tas var būt nepieciešams arī atsevišķām produktu līnijām vai iekārtām. Šis detalizētās detalizācijas līmenis ir īpaši izplatīts, ja bizness izmanto uz darbību balstītu izmaksu sistēmu.
Ziņojumi. Grāmatvedības sistēmā saglabātā informācija jāapkopo pārskatu sistēmā, ko izmanto vai nu uzņēmuma finanšu rezultātu un stāvokļa atspoguļošanai, vai precīzāku finanšu rezultātu pārskatu sniegšanai. Daudzi no šiem pārskatiem ir fasēti ar grāmatvedības programmatūras pakotnēm, lai gan uzņēmumam var būt īpašas vajadzības, kas prasa pēc pasūtījuma izveidotus pārskatus.
Procedūras. Uzskaites sistēma nedarbojas, kamēr nav izveidots procedūru kopums, kas lietotājiem parāda, kā sistēma darbojas. Visizplatītākās no šīm procedūrām parasti tiek detalizēti dokumentētas un darbiniekiem tiek piešķirtas oficiālu apmācību laikā.
Vadīklas. Lai nodrošinātu grāmatvedības sistēmas darbību paredzētajā veidā, ir nepieciešamas vairākas grāmatvedības pārbaudes. Šīs kontroles būs specifiskas uzņēmumam, un tās var lūgt piedalīties uzņēmuma auditorus vai ārēju konsultantu, lai pārliecinātos, ka uzstādīto vadīklu kopums ir piemērots uzņēmuma darbībai.
Daudzi no tikko atzīmētajiem jautājumiem ir tik būtiski, ka jums tie ir jāsaprot jau no paša sākuma, vai arī jūs varat vēlāk vēlāk atjaunot visu grāmatvedības sistēmu, lai pielāgotos nepieciešamajām izmaiņām. Jo īpaši vislabāk ir nekavējoties pieņemt divkāršās uzskaites sistēmu un uzkrāšanas uzskaiti.
