Kad darbinieks vēlas kaut ko iegādāties, tradicionālā pieeja ir aizpildīt pirkuma pieprasījuma veidlapu un nosūtīt to iepirkumu nodaļai. Pircēju personāls pēta, kur tas var iegūt pieprasīto preci par viszemāko cenu, un pēc tam izdod pirkuma pasūtījumu izvēlētajam klientam. Kad piegādātājs piegādā preces un izsniedz rēķinu, uzņēmuma apmaksājamiem darbiniekiem rēķins jāsaskaņo ar sākotnējo pirkuma pasūtījumu un saņemšanas pierādījumiem, un pēc tam jāiemaksā maksājums. Šis process ir ārkārtīgi apgrūtinošs, no kura var izvairīties, izmantojot elektronisko iepirkumu katalogu.
Kad darbiniekiem tiek dota pieeja tiešsaistes pirkumu katalogam, viņi var apskatīt standartizētu produktu sarakstu, kurus iepirkuma personāls iepriekš ir pārskatījis un apstiprinājis, un veikt pasūtījumus, izmantojot sistēmu. Pēc tam sistēma izveido elektronisku pirkuma pasūtījumu un pārsūta to norādītajam piegādātājam kopā ar iepriekš apstiprinātu vispārējo pirkuma atļauju. Kad piegādātājs pārsūta pieprasītās preces uzņēmumam, saņemošais personāls izsauc pasūtījumu darbstacijā un pārbauda, vai pasūtītā prece ir izpildīta. Pēc tam sistēma atzīmē parādsaistību darbiniekus, lai samaksātu piegādātājam.
Izmantojot tiešsaistes pirkumu katalogu, tiek realizētas šādas priekšrocības:
- Papīru darbs. Visi dokumenti, kas tiek izmantoti uzņēmuma iekšienē, lai pieprasītu, pasūtītu un apmaksātu pirkumus, tiek noņemti.
- Koncentrēti pirkumi. Lielākā daļa pirkumu tiek novirzīti nelielam skaitam iepriekš atlasītu piegādātāju, kas nozīmē, ka uzņēmums var pretendēt uz apjoma atlaidēm.
Tomēr, lai izveidotu tiešsaistes pirkumus, var būt nepieciešama dažu sistēmu programmēšana, un iepriekš būtu jānosaka vispārīgi pirkumu pasūtījumi, kas padara šo mazāk izdevīgu risinājumu mazākiem uzņēmumiem. Turklāt tas vislabāk darbojas nejaušiem pirkumiem, nevis izejvielu iegādei, kam var būt nepieciešama detalizētāka materiālu pārvaldības sistēma.
