Valdības grāmatvedība uztur stingru resursu kontroli, vienlaikus sadalot darbības dažādos fondos, lai noskaidrotu, kā resursi tiek novirzīti dažādām programmām. Šo pieeju grāmatvedībai izmanto visu veidu valdības struktūras, tostarp federālās, štata, apgabala, pašvaldību un īpašam mērķim paredzētas struktūras.
Ņemot vērā valdību unikālās vajadzības, šīm organizācijām ir izstrādāts atšķirīgs grāmatvedības standartu kopums. Galvenā organizācija, kas atbild par šo standartu izveidi un atjaunināšanu, ir Valdības grāmatvedības standartu padome (GASB). GASB uzdevums ir izstrādāt grāmatvedības un finanšu pārskatu standartus valstij un pašvaldībām, savukārt Finanšu grāmatvedības standartu padomei (FASB) ir tāda pati atbildība, bet par visām citām struktūrām, kas nav saistītas ar valdības darbību.
Fonds ir grāmatvedības vienība ar pašbalansējošu kontu kopumu, ko izmanto finanšu resursu un saistību, kā arī pamatdarbības uzskaitei un kas ir nošķirts, lai veiktu noteiktas darbības vai sasniegtu mērķtiecīgus mērķus. Fonds nav atsevišķa juridiska persona. Līdzekļus valdības izmanto, jo tām ir jāsaglabā ļoti stingra kontrole pār saviem resursiem, un līdzekļi ir paredzēti, lai uzraudzītu resursu ieplūdi un aizplūšanu, īpašu uzmanību pievēršot atlikušajam pieejamo līdzekļu apjomam. Sadalot resursus vairākos fondos, valdība var rūpīgāk uzraudzīt resursu izmantošanu, tādējādi samazinot pārtēriņa vai tēriņu risku jomās, kuras nav atļautas no valdības budžeta.
Daži fondu veidi izmanto atšķirīgu uzskaites un novērtēšanas pamatu. Lai noskaidrotu atšķirību starp šiem jēdzieniem, nosaka grāmatvedības pamatu kad darījumi tiks reģistrēti, kamēr mērīšanas fokuss būs atkarīgs kas darījumi tiks reģistrēti.
Darbojoties ar valdības līdzekļiem, grāmatvedības uzkrāšanas princips tiek koriģēts. Šo korekciju kopsummu sauc par modificēto uzkrājumu principu. Saskaņā ar mainīto grāmatvedības pamatu ieņēmumus un valsts fondu resursus (piemēram, ieņēmumus no parāda emitēšanas) atzīst, kad tie kļūst pakļauti uzkrāšanai. Tas nozīmē, ka šie posteņi ir pieejami ne tikai perioda izdevumu finansēšanai, bet arī ir izmērāmi. “Pieejamais” jēdziens nozīmē, ka ieņēmumi un citi fonda resursi ir iekasējami pašreizējā periodā vai pietiekami drīz pēc tam, lai būtu pieejami samaksai par kārtējā perioda saistībām. “Izmērāmā” koncepcija ļauj valdībai nezināt precīzu ieņēmumu apjomu, lai to uzkrātu.
Valdības fonda finanšu pārskatos galvenā uzmanība tiek pievērsta izdevumiem, kas ir fonda neto finanšu resursu samazinājumi. Lielākā daļa izdevumu jāziņo, kad rodas saistības. Tas nozīmē, ka valdības fonda saistības un izdevumi tiek uzkrāti periodā, kurā fonds uzņemas saistības.
Valdības fondu uzmanības centrā ir pašreizējie finanšu resursi, kas nozīmē aktīvus, kurus var pārveidot naudā, un saistības, par kurām samaksās ar šo naudu. Citādi sakot, valdības fondu bilancēs nav iekļauti ilgtermiņa aktīvi vai aktīvi, kas netiks konvertēti skaidrā naudā, lai nokārtotu kārtējās saistības. Tāpat šajās bilancēs nebūs ilgtermiņa saistību, jo to norēķiniem nav nepieciešams izmantot pašreizējos finanšu resursus. Šis mērījumu fokuss tiek izmantots tikai valdības grāmatvedībā.
