Žurnāli un grāmatas ir vietas, kur biznesa darījumi tiek reģistrēti grāmatvedības sistēmā. Būtībā detalizēta līmeņa informācija par atsevišķiem darījumiem tiek glabāta vienā no vairākiem iespējamiem žurnāliem, savukārt informācija žurnālos tiek apkopota un pārsūtīta (vai ievietota) virsgrāmatā. Ievietošanas process var notikt diezgan bieži vai arī tas var būt tikpat reti kā katra pārskata perioda beigas. Informācija virsgrāmatā ir augstākais informācijas apkopošanas līmenis, no kura tiek sagatavoti izmēģinājumu atlikumi un finanšu pārskati.
Parasti finanšu informācijas lietotājs pārskatīs virsgrāmatā saglabāto kopsavilkuma līmeņa informāciju, iespējams, izmantojot attiecību analīzi vai tendenču analīzi, lai atrastu anomālijas, kurām nepieciešama papildu izpēte. Pēc tam viņi atsaucas uz pamatā esošo žurnāla informāciju, lai piekļūtu detaļām par to, kas veido informāciju virsgrāmatā (kā rezultātā var tikt iegūta vēl detalizētāka apliecinošo dokumentu izmeklēšana). Tādējādi informāciju var apkopot no žurnāliem pie grāmatām, lai sagatavotu finanšu pārskatus, un ritināt atpakaļ uz leju, lai izmeklētu atsevišķus darījumus.
Var būt vairāki žurnāli, un katrs no tiem parasti attiecas uz liela apjoma jomām, piemēram, pirkuma darījumiem, naudas ieņēmumiem vai pārdošanas darījumiem. Retāk veikti darījumi, piemēram, amortizācijas ieraksti, parasti tiek apkopoti vispārējā žurnālā.
Informācija žurnālos tiek ierakstīta hronoloģiskā secībā pēc katra atsevišķa darījuma, kas atvieglo informācijas šķirošanu un lietotājiem nepieciešamo īpašo vienumu atrašanu. Informācija tiek ierakstīta virsgrāmatā vairākos kontos, kas parasti tiek kārtoti šādā secībā:
Aktīvu konti
Saistību konti
Pašu kapitāla konti
Ieņēmumu konti
Izdevumu konti
Datorizētā grāmatvedības sistēmā žurnālu un virsgrāmatu jēdzienus pat nevar izmantot. Mazākā organizācijā lietotāji var uzskatīt, ka visi viņu darījumi tiek reģistrēti galvenajā grāmatā, bez informācijas glabāšanas žurnālā. Uzņēmumi ar lielu darījumu apjomu joprojām var izmantot sistēmas, kurās nepieciešama informācijas nošķiršana žurnālos. Tādējādi datorizētā vidē šie jēdzieni ir nedaudz apduļķoti, bet manuālajā grāmatvedības vidē tie joprojām ir patiesi.
