Kad notiek grāmatvedības darījums, to var ierakstīt organizācijas grāmatās dažādos veidos. Šajos aizzīmēs ir norādītas visbiežāk pieejamās metodes:
Dienasgrāmatas ieraksti. Darījuma reģistrēšanai visvienkāršākā metode ir žurnāla ieraksts, kurā grāmatvedis manuāli ievada konta numurus un debetus un kredītus katram atsevišķam darījumam. Šī pieeja ir laikietilpīga, un tajā var būt kļūdas, tāpēc tā parasti tiek rezervēta pielāgojumiem un īpašiem ierakstiem. Turpmākajos aizzīmēs mēs atzīmējam vairāk automatizētas pieejas, kas tiek izmantotas grāmatvedības programmatūrā, lai reģistrētu biežāk sastopamos grāmatvedības darījumus.
Piegādātāja rēķinu saņemšana. Kad tiek saņemts piegādātāja rēķins, grāmatvedis to reģistrē grāmatvedības programmatūras kreditoru parādu modulī. Modulis automātiski izveido žurnāla ierakstu, kas debetē attiecīgo izdevumu vai aktīvu kontu un kreditē kreditoru parādu saistību kontu.
Piegādātāja rēķina izsniegšana. Kad klientam jāizveido rēķins, grāmatvedis grāmatvedības programmatūras norēķinu modulī ievada attiecīgo informāciju par cenu, vienības daudzumu un piemērojamo tirdzniecības nodokli. Modulis automātiski izveido žurnāla ierakstu, kas debetē skaidrā naudā vai debitoru parādos un ieskaita pārdošanas kontu. Pārdošanas nodokļa saistību kontā var būt arī kredīts.
Piegādātāja maksājumu izsniegšana. Kad piegādātājiem ir samaksāts, grāmatvedis pārbauda rēķinu numurus, kas jāmaksā grāmatvedības programmatūras kreditoru parādu modulī. Pēc tam programmatūra izdrukā čekus vai izsniedz elektroniskos maksājumus, vienlaikus debetējot parādu kreditoru kontā un kreditējot naudas kontu.
Algu čeku izsniegšana. Kad darbiniekiem ir jāmaksā, grāmatvedis grāmatvedības programmatūras algu modulī ievada visu darbinieku atalgojuma likmes un nostrādātās stundas. Modulis automātiski izveido žurnāla ierakstu, kas debetē kompensācijas un algas nodokļu izdevumu kontus un ieskaita skaidru naudu. Tas var būt diezgan sarežģīts ieraksts, jo tajā var aplūkot arī piedevas un citus atskaitījumus, kā arī atsevišķi ierakstīt vairākus algas nodokļu veidus.
Šīs ierakstīšanas metodes rada ierakstus galvenajā grāmatā vai arī meitas virsgrāmatā, kas pēc tam tiek ievietota galvenajā grāmatā. Turpmāk darījumi tiek apkopoti finanšu pārskatos.
