Atšķirība starp izmaksām un izdevumiem ir tā, ka izmaksas identificē izdevumus, savukārt izdevumi attiecas uz iegūtā priekšmeta patēriņu. Šie termini bieži tiek sajaukti, kas padara atšķirību grūti saprotamu tiem cilvēkiem, kuri apmāca grāmatvedību. Šie jēdzieni ir izvērsti tālāk.
Izmaksas visciešāk pielīdzina terminam izdevumiem, tātad tas nozīmē, ka esat iztērējis resursus, lai kaut ko iegādātos, nogādātu uz vietu un iestatītu. Tomēr tas nenozīmē, ka iegādātais priekšmets vēl ir patērēts. Tādējādi postenis, kuram esat iztērējis resursus, jāklasificē kā aktīvs, līdz tas ir iztērēts. Piemēri aktīvu klasifikācijai, kurā iegrāmatotās preces tiek ierakstītas, ir priekšapmaksas izdevumi, krājumi un pamatlīdzekļi.
Piemēram, automašīnas izmaksas var būt 40 000 ASV dolāru (jo tas ir tas, ko jūs par to maksājāt), un jūsu uzbūvētā produkta izmaksas ir 25 ASV dolāri (jo tā ir jūsu izveidoto izdevumu kopsumma). Automašīnas izmaksas, iespējams, ietver pārdošanas nodokļus un piegādes maksu, savukārt produkta izmaksas, iespējams, ietver materiālu, darbaspēka un ražošanas pieskaitāmās izmaksas. Abos gadījumos jūs esat iztērējis līdzekļus, lai iegādātos automašīnu un izstrādājumus, taču vēl neesat iztērējis nevienu no tiem. Attiecīgi pirmie izdevumi tiek klasificēti kā pamatlīdzekļi, bet otrie - kā krājumi. Līdzīgi darbiniekam izmaksāto avansu klasificē kā priekšapmaksas izdevumus.
Izdevumi ir izmaksas, kuru lietderība ir iztērēta; tas ir patērēts. Piemēram, iegādātā automašīna 40 000 ASV dolāru apmērā galu galā tiks iekasēta no izdevumiem, izmantojot amortizāciju vairāku gadu laikā, un 25 ASV dolāru prece tiks iekasēta no pārdoto preču izmaksām, kad tā galu galā tiks pārdota. Pirmajā gadījumā konvertēšana no aktīva uz izdevumiem tiek panākta ar debetu uz nolietojuma izdevumu kontu un kredītu uz uzkrāto nolietojuma kontu (kas ir pretkonts, kas samazina pamatlīdzekli). Otrajā gadījumā konvertēšana no aktīva uz izdevumiem tiek panākta ar debetu par pārdoto preču izmaksām un kredītu krājumu kontā. Tādējādi abos gadījumos mēs esam pārveidojuši izmaksas, kas tika uzskatītas par aktīvu, izdevumos, kad tika patērēts pamatā esošais aktīvs. Automašīnas aktīvs tiek patērēts pakāpeniski, tāpēc mēs izmantojam nolietojumu, lai galu galā to pārveidotu par izdevumiem. Krājumu vienība tiek patērēta viena pārdošanas darījuma laikā, tāpēc mēs to konvertējam uz izdevumiem, tiklīdz notiek pārdošana.
Vēl viens domāšanas veids par izdevumiem ir visi izdevumi, kas veikti, lai gūtu ieņēmumus saskaņā ar atbilstības principu, kas bija īpaši acīmredzams pēdējā gadījumā, kad krājumi tika pārveidoti par izdevumiem, tiklīdz notika pārdošana. Saskaņā ar atbilstības principu jūs vienlaikus atzīstat gan darījuma ieņēmumu, gan izdevumu aspektus, lai ar darījumu saistītā tīrā peļņa vai zaudējumi būtu uzreiz redzami. Tādējādi izmaksas tiek pārveidotas par izdevumiem, tiklīdz tiek atzīti visi saistītie ieņēmumi.
Galvenais iemesls, kāpēc praksē izmaksas bieži tiek uzskatītas par izdevumiem, ir tas, ka lielākā daļa izdevumu tiek patērēti uzreiz, tāpēc tie uzreiz tiek pārvērsti no izmaksām par izdevumiem. Šī situācija rodas ar visiem izdevumiem, kas saistīti ar konkrētu periodu, piemēram, ikmēneša komunālo pakalpojumu rēķins, administratīvās algas, īre, biroja piederumi utt.
Diemžēl pat grāmatvedības terminoloģijā izmaksas un izdevumi tiek izmantoti savstarpēji aizstājami. Finanšu grāmatvedības standartu padomes uzturētajā grāmatvedības standartu kodifikācijas glosārijā nav definēts neviens termins; līdz ar to iepriekš sniegtās definīcijas ir atvasinātas no parastās lietošanas.
