Nulles bāzes budžeta pārskats
Nulles bāzes budžets prasa vadītājiem pamatot visus savus budžetā paredzētos izdevumus. Tas ir pretrunā ar vispārpieņemto pieeju, kas prasa tikai pamatojumu budžeta izmaiņām vai iepriekšējā gada faktiskajiem rezultātiem. Tādējādi teorētiski tiek pieņemts, ka vadītājam ir nulles izdevumu bāzes līnija (līdz ar to arī budžeta veidošanas metodes nosaukums), neatkarīgi no tā, kāds bija faktiskais budžets iepriekšējā gadā.
Faktiski tiek pieņemts, ka vadītājam ir minimālais finansējums departamenta pamatdarbībām, virs kura jāpamato papildu finansējums. Procesa mērķis ir nepārtraukti koncentrēt finansējumu uz galvenajiem uzņēmējdarbības mērķiem un pārtraukt vai samazināt darbības, kas vairs nav saistītas ar šiem mērķiem.
Pamata procesa plūsma zem nulles bāzes budžeta ir:
Nosakiet biznesa mērķus
Izveidojiet un novērtējiet alternatīvas metodes katra mērķa sasniegšanai
Novērtējiet alternatīvos finansējuma līmeņus atkarībā no plānotajiem veiktspējas līmeņiem
Noteikt prioritātes
Izdevumu salīdzināšanas pa slāņiem jēdzienu var izmantot arī apgrieztā virzienā, kur jūs nosakāt īpašās izmaksas un kapitālieguldījumus, kas radīsies, ja pievienosiet papildu pakalpojumu vai funkciju. Tādējādi vadība var diskrēti noteikt precīzu papildu izmaksu un pakalpojumu kombināciju savam biznesam. Šī procesa rezultātā parasti tiek sasniegts vismaz minimālais pakalpojumu līmenis, kas nosaka izmaksu bāzes līniju, zem kuras uzņēmumam nav iespējams iet, kā arī dažādas pakalpojumu pakāpes, kas pārsniedz minimālo.
Nulles bāzes budžeta priekšrocības
Nulles bāzes budžeta veidošanai ir vairākas priekšrocības, tostarp:
Alternatīvu analīze. Nulles budžeta plānošana prasa, lai vadītāji identificē alternatīvus veidus, kā veikt katru darbību (piemēram, paturēt to uz vietas vai izmantot ārpakalpojumus), kā arī dažāda līmeņa izdevumu ietekmi. Piespiežot izstrādāt šīs alternatīvas, process liek vadītājiem apsvērt citus uzņēmējdarbības veidus.
Budžeta inflācija. Tā kā vadītājiem izdevumi jāpiesaista aktivitātēm, kļūst mazāk ticams, ka viņi var mākslīgi palielināt savu budžetu - izmaiņas ir pārāk viegli pamanāmas.
Komunikācija. Nulles bāzes budžetam vajadzētu izraisīt ievērojamas diskusijas vadības komandas starpā par korporatīvo misiju un to, kā tā jāsasniedz.
Novērst darbības, kas nav galvenās. Nulles bāzes budžeta pārskatīšana liek vadītājiem izlemt, kuras darbības uzņēmumam ir viskritiskākās. To darot, viņi var mērķēt uz galvenajām darbībām likvidēšanai vai ārpakalpojumiem.
Misijas uzmanība. Tā kā nulles bāzes budžeta koncepcija liek vadītājiem saistīt izdevumus ar aktivitātēm, viņi ir spiesti noteikt dažādu savu departamentu misijas, kuras citādi varētu būt slikti definētas.
Atlaišanas identifikācija. Pārskatā var atklāt, ka vienas un tās pašas darbības veic vairāki departamenti, kā rezultātā darbība tiek likvidēta ārpus apgabala, kurā vadība vēlas to koncentrēt.
Nepieciešama pārskatīšana. Regulāri izmantojot nulles bāzes budžeta veidošanu, pastāv lielāka varbūtība, ka periodiski tiks pārbaudīti visi uzņēmuma aspekti.
Resursu piešķiršana. Ja process tiek veikts, ņemot vērā vispārējo korporatīvo misiju un mērķus, organizācijai būtu jāpiešķir stingra līdzekļu novirzīšana tajās jomās, kur tie ir visvairāk nepieciešami.
Īsāk sakot, daudzas no nulles bāzes budžeta veidošanas priekšrocībām koncentrējas uz stingru, sevis ieskatītu biznesa misijas skatījumu un tieši to, kā uzņēmums piešķir savus resursus šīs misijas sasniegšanai.
Nulles bāzes budžeta trūkumi
Galvenais nulles bāzes budžeta trūkums ir ārkārtīgi augsts pūļu līmenis, kas vajadzīgs, lai izmeklētu un dokumentētu nodaļas darbības; tas ir grūts uzdevums pat reizi gadā, kas liek dažām organizācijām procedūru izmantot tikai reizi pāris gados vai arī tad, ja organizācijā notiek būtiskas izmaiņas. Vēl viena alternatīva ir prasīt, lai vairāku gadu garumā, izmantojot dažādas uzņēmuma daļas, tiktu izmantota nulles bāzes budžeta veidošana, lai vadība varētu rīkoties ar mazāk šādu pārskatu gadā. Citi trūkumi ir:
Birokrātija. Lai pastāvīgi izveidotu nulles bāzes budžetu no paša sākuma, ir nepieciešama milzīga analīze, sanāksmes un ziņojumi, un visu šo procesu pārvaldībai nepieciešams papildu personāls.
Spēļu meistarība. Daži vadītāji var mēģināt izkropļot savus budžeta pārskatus, lai koncentrētu izdevumus vissvarīgākajām darbībām, tādējādi nodrošinot, ka viņu budžets netiek samazināts.
Nemateriālie pamatojumi. Var būt grūti noteikt vai pamatot izdevumu līmeni uzņēmējdarbības jomām, kas nedod “konkrētus”, taustāmus rezultātus. Piemēram, kāda ir pareizā mārketinga izdevumu summa un cik daudz būtu jāiegulda pētniecības un attīstības darbībās?
Vadības laiks. Darbības pārskatīšanai, ko nosaka budžeta plānošana bez bāzes, nepieciešams ievērojams pārvaldības laiks.
Apmācība. Vadītājiem nepieciešama ievērojama apmācība nulles bāzes budžeta veidošanā, kas vēl vairāk palielina katru gadu nepieciešamo laiku.
Atjaunināšanas ātrums. Papildu pūles, kas nepieciešamas nulles bāzes budžeta izveidošanai, padara vēl mazāk ticamu, ka vadības komanda pastāvīgi pārskatīs budžetu, lai tas būtu atbilstošāks konkurences situācijai.
