Saņemšanas atskaite tiek izmantota, lai dokumentētu piegādes uzņēmumam saturu. Veidlapu aizpilda uzņēmuma saņēmēji, kas pieņem piegādātās preces. Saņemošajā pārskatā parasti ir iekļauta šāda informācija:
- Datums un laiks, kurā tika saņemta piegāde
- Kuģniecības uzņēmuma nosaukums, kurš piegādāja preces
- Katras saņemtās preces nosaukums
- Katras saņemtās preces daudzums
- Autorizējošais pirkuma pasūtījuma numurs, ja tas ir norādīts piegādes dokumentācijā vai lodziņā
- Saņemto priekšmetu stāvoklis. Tas var būt negatīvs ieraksts, kur tiek atzīmētas tikai bojātas preces.
Saņemošo ziņojumu var izmantot vairākos veidos, tostarp šādi:
- Atgriežas. Ja dažas preces ir jāatdod, saņemošajā ziņojumā dokumentē atgriešanas iemeslu, piemēram, bojātas preces.
- Kreditoru parādi. Saņemošo ziņojumu var izmantot kā pierādījumu par saņemšanu trīsvirzienu saskaņošanas procesā. Šo pieeju biežāk izmanto pirkumiem ar lielākiem dolāriem.
- Uzkrājumi. Grāmatvedības darbinieki var izmantot saņemšanas atskaites, kas tika aizpildītas gandrīz mēneša beigās, lai uzkrātu izdevumus piegādātāja rēķiniem, kuri vēl nav saņemti.
Katra saņemošā ziņojuma galvenā kopija tiek glabāta saņēmējā nodaļā. Kopijas tiek nosūtītas citām nodaļām, kā to prasa uzņēmuma procedūras, piemēram, kopija, kas nosūtīta kreditoru darbiniekiem, lai dokumentētu saņemtās preces.
No kontroles viedokļa var būt noderīgi katru saņemošo ziņojumu unikāli numurēt. Pēc tam skaitļu secību var pārbaudīt, vai nav saņemšanas ziņojumu.
