Priekšapmaksa tiek veikta, ja pārdošanas uzņēmums saņem samaksu no pircēja, pirms pārdevējs pircējam ir nosūtījis preces vai sniegis pakalpojumus. Priekšapmaksa var notikt trīs gadījumos:
Pircējs vēlas vēlamo attieksmi pret pasūtījumu
Pārdevējs atsakās piešķirt pircējam kredītu
Pircējs veic grāmatvedības uzskaiti kasē un vēlas agri reģistrēt izdevumus, agri samaksājot
Priekšapmaksas uzskaite
Mēs pievērsīsimies priekšapmaksas uzskaitei gan no pircēja, gan pārdevēja viedokļa.
Pircēja perspektīva. No pircēja viedokļa priekšapmaksu reģistrē kā debetu priekšapmaksas izdevumu kontā un kredītu naudas kontā. Kad priekšapmaksas postenis beidzot tiek patērēts, tiek debetēts attiecīgais izdevumu konts un kreditēts priekšapmaksas izdevumu konts. Pircēji var pārmērīgi izmantot priekšapmaksas izdevumu kontu, kā rezultātā tiek izsekots liels skaits mazu priekšapmaksas priekšmetu. Lai izvairītos no pārāk daudz priekšmetu izsekošanas, priekšapmaksas uzskaite jāizmanto tikai tad, ja priekšapmaksa pārsniedz noteiktu minimālo sliekšņa summu; visi pārējie izdevumi būtu jāsedz uz izdevumiem, pat ja tie vēl nav iztērēti.
Pārdevēja perspektīva. No pārdevēja viedokļa priekšapmaksu reģistrē kā kredītu saistību kontā par priekšapmaksu un debetu naudas kontā. Kad priekšapmaksas klienta pasūtījums galu galā tiek nosūtīts, priekšapmaksas konts tiek debetēts un attiecīgais ieņēmumu konts tiek ieskaitīts. Parasti priekšapmaksas ir maz, tāpēc šīs preces ir salīdzinoši viegli izsekojamas.
Īsāk sakot, priekšapmaksu pircējs reģistrē kā aktīvu un pārdevēja saistības. Katras puses bilancē šos posteņus parasti norāda kā apgrozāmos līdzekļus un īstermiņa saistības, jo tie parasti tiek atrisināti viena gada laikā.
Piemēram, uzņēmums samaksā 12 000 USD avansā par interneta reklamēšanu, kas ilgst visu gadu. Sākotnēji uzņēmums iekasē visu summu no priekšapmaksas izdevumu konta un pēc tam katru nākamo mēnesi iekasē no tās 1000 USD no reklāmas izdevumu konta, lai atspoguļotu izdevumu izlietojumu. Priekšapmaksas izdevumu aktīvs tiek izslēgts līdz gada beigām.
Kā vēl vienu piemēru sniega aršanas uzņēmums no klienta saņem avansu 10 000 ASV dolāru apmērā apmaiņā pret autostāvvietas aršanu katrā nākamajā četros mēnesī. Aršanas uzņēmums sākotnēji reģistrē kvīti kā saistību, un pēc tam katru nākamo četru mēnešu laikā summu pārskaita ieņēmumu kontā ar likmi 2500 USD mēnesī.
