Inkasāciju darbinieki var izskatīt ļoti daudz nokavēto rēķinu. Ja tā, tad inkasācijas pārvaldniekam ir nepieciešama procedūra, kā standartizēti sazināties ar klientiem, lai atrisinātu maksājumu problēmas. Detalizēta savākšanas procedūra ir norādīta zemāk. Šeit atzīmētā procesa plūsma parasti atspoguļo mijiedarbības ar klientu posmus. Šīs darbības var tikt sajauktas, papildinātas vai izslēgtas atkarībā no katra rēķina apmaksas statusa. Darbības ir šādas:
Piešķirt nokavētos rēķinus (pēc izvēles). Kad rēķinam ir nokavēts maksājums, piešķiriet to kolekciju lietvedim iekasēšanas darbībām.
Pārbaudiet atļautos atskaitījumus (neobligāti). Klients var iesniegt veidlapu, kurā sīki aprakstīta atskaitījuma prasība saskaņā ar uzņēmuma mārketinga plānu. Ja tā, pārbaudiet pretenziju pie mārketinga menedžera un salīdziniet to ar klienta izdarītajiem atskaitījumiem. Ja atskaitījumu var izsekot atļautajam atskaitījumam, iesniedziet kredītreģistrācijas apstiprināšanas veidlapu, lai kompensētu atskaitījuma summu.
Izdodiet viltīgas vēstules. Izmantojiet grāmatvedības programmatūru, lai drukātu burtus ar fiksētiem intervāliem, katram norādot klientiem nokavētos rēķinus. Pārskatiet vēstules un izvelciet visus, par kuriem jau notiek citas vākšanas darbības. Nosūtiet pa pastu vai nosūtiet klientiem citas vēstules.
Uzsākt tiešu kontaktu. Ja joprojām ir nokavēti rēķini, zvaniet klientiem, lai apspriestu maksājuma trūkuma iemeslus. Pēc katra zvana reģistrējiet zvana detaļas, ieskaitot datumu, sazināto personu, iemeslus, kādēļ tika nokavēts maksājums, un sola maksāt.
Norēķinu kārtība (pēc izvēles). Ja nepieciešams pieņemt ilgāku maksājuma periodu, dokumentējiet veicamo maksājumu noteikumus, kā arī visus maksājamos procentus un personīgās maksājuma garantijas.
Pielāgot kredītlimitu (neobligāti). Šajā brīdī kolekciju personālam vajadzētu būt pietiekamai informācijai par klienta finansiālo stāvokli, lai ieteiktu kredītpersonālam, ja klienta kredītlimita samazināšana vai atcelšana ir nepieciešama. Par kredītlimita maiņu ir atbildīgs kredītpersonas - inkasācijas darbinieki sniedz tikai informāciju.
Uzraudzīt maksājumus saskaņā ar norēķinu kārtību (pēc izvēles). Ja ir īpaši maksājumu plāni, salīdziniet ieplānotos maksājumu datumus ar datumiem, kad maksājumi faktiski tiek saņemti, un sazinieties ar klientiem, tiklīdz izrādās, ka viņi nokavēs ieplānoto maksājuma datumu. Šāds uzraudzības līmenis ir nepieciešams, lai klienti nekavētu maksājumus.
Griezieties inkasācijas aģentūrā. Kad ir izmēģinātas visas citas iekšējās inkasācijas metodes, pārsūtiet rēķinus uz iekasēšanas aģentūru. Šajā brīdī klients noteikti jāiekļauj kredītu aizturēšanas sarakstā.
Iesūdzēt klientu (pēc izvēles). Ja visas citas alternatīvas nav izdevušās, tiekieties ar uzņēmuma juridisko personālu, lai noskaidrotu, vai uzņēmumam ir pietiekama lieta pret klientu, lai tiesā iegūtu pret viņu vērstu spriedumu. Arī klientam vajadzētu būt pieejamiem pietiekamiem aktīviem, lai samaksātu jebkuru pret viņu vērstu spriedumu. Ja šie jautājumi šķiet labvēlīgi, pilnvarojiet juridisko personālu turpināt tiesvedību.
Norakstiet atlikušo atlikumu. Ja visi iekasēšanas paņēmieni nav bijuši veiksmīgi, aizpildiet norēķinu rēķina (-u) apmērā kredītpiezīmes apstiprināšanas veidlapu.
Veikt pēcnāves. Ja uzņēmuma sistēmās bija kāda īpaša problēma, kuras dēļ radās slikts parāds, sasauciet to cilvēku sanāksmi, kas ir vistiešāk saistīti ar problēmu, lai apspriestu risinājumu. Piešķiriet atbildību par darbības jautājumiem, dokumentējiet sapulci un pēc vajadzības ieplānojiet turpmākās sanāksmes.
Visticamāk, ka jauno kolekciju personāls izmantos izklāstīto kolekcijas procedūru. Pieredzējušākiem darbiniekiem vajadzētu ļaut mainīt savas darbības no šī saraksta, pamatojoties uz viņu viedokli par labāko veidu, kā vākt datus no noteiktiem klientiem.
