Darba izmaksu aprēķināšanas sistēma ietver informācijas uzkrāšanas procesu par izmaksām, kas saistītas ar konkrētu ražošanas vai pakalpojumu darbu. Šī informācija var būt nepieciešama, lai iesniegtu informāciju par izmaksām klientam saskaņā ar līgumu, kurā izmaksas tiek atlīdzinātas. Informācija ir noderīga arī, lai noteiktu uzņēmuma novērtēšanas sistēmas precizitāti, kurai jāspēj norādīt cenas, kas ļauj iegūt saprātīgu peļņu. Informāciju var izmantot arī, lai ražošanas precēm piešķirtu inventarizējamas izmaksas.
Darba izmaksu aprēķināšanas sistēmā ir jāuzkrāj šāda veida informācija:
Tiešie materiāli. Darba izmaksu aprēķināšanas sistēmai jāspēj izsekot materiālu izmaksām, kuras darba laikā tiek izmantotas vai nodotas metāllūžņos. Tādējādi, ja bizness būvē pēc pasūtījuma izgatavotu mašīnu, būvniecībā izmantoto lokšņu metāla izmaksas ir jāuzkrāj un jāmaksā uz darbu. Sistēma var apkopot šīs izmaksas, manuāli izsekojot materiālus izmaksu lapās, vai arī informāciju var iekasēt, izmantojot tiešsaistes termināļus noliktavā un ražošanas zonā. Parasti materiāli tiek komplektēti darbam noliktavā, un tajā laikā tie tiek iekasēti no konkrēta darba. Ja kādi atlikušie materiāli vēlāk tiek atgriezti noliktavā, to izmaksas tiek atskaitītas no darba un tiek atgrieztas noliktavā.
Tiešais darbs. Darba izmaksu aprēķināšanas sistēmai ir jāseko darbam izmantotā darbaspēka izmaksām. Ja darbs ir saistīts ar pakalpojumiem, tiešais darbs var ietvert gandrīz visas darba izmaksas. Tiešais darbs parasti tiek piešķirts darbam ar laika karti (izmantojot perforatoru), darba laika uzskaites tabulu (kur nostrādātās stundas tiek ierakstītas manuāli) vai ar tīkla laika pulksteņa lietojumprogrammu datorā. Šo informāciju var ierakstīt arī viedtālrunī vai internetā. Visos gadījumos lietotājam ir pareizi jāidentificē darbs, lai informāciju par izmaksām varētu piemērot pareizajam darbam.
Virs galvas. Darba izmaksu aprēķināšanas sistēma pieskaita pieskaitāmās izmaksas (piemēram, ražošanas aprīkojuma nolietojumu un ēkas īri) vienai vai vairākām izmaksu grupām. Katra pārskata perioda beigās katra izmaksu kopapjoma summa tiek piešķirta dažādām atvērtajām darbavietām, pamatojoties uz kādu konsekventi piemērotu sadales metodiku.
Praksē darba izmaksu sistēma var būt jāpielāgo klienta prasībām. Daži klienti pieļauj, ka viņu darbavietas sedz tikai noteiktas izmaksas. Visbiežāk tas notiek izmaksu atlīdzināšanas situācijās, kad klients ir līgumiski piekritis atlīdzināt uzņēmumam visas izmaksas, kas iekasētas par konkrētu darbu. Līdz ar to darba izmaksu aprēķināšanas sistēmā var būt daudz specializētu noteikumu, kas nav plaši piemērojami visiem darbiem, par kuriem tā apkopo informāciju.
Kad darbs ir pabeigts, darba izmaksu sistēmā jāiestata karodziņš, lai šo darbu slēgtu. Pretējā gadījumā pastāv liela varbūtība, ka darbinieki turpinās iekasēt laiku no tā un ka katra nākamā mēneša beigās tā turpinās piesaistīt piešķirto pieskaitāmo pieskaitāmo maksu.
Kamēr darbs tiek būvēts, apkopotās izmaksas ieraksta kā krājumu aktīvu. Kad klientam ir izrakstīts rēķins (vai norakstīts), izmaksas tiek novirzītas uz pārdoto preču izmaksu kontu. Šī pieeja nodrošina, ka ieņēmumi ir saistīti ar izdevumiem tajā pašā laika periodā. Uzņēmuma auditori var mēģināt pārbaudīt, cik labi darbojas darba izmaksu aprēķināšanas sistēma, lai pārliecinātos, vai viņi var paļauties uz tās spēju sastādīt krājumu priekšmetu izmaksas, kā arī pareizajā pārskata periodā iekasēt izmaksas uz izdevumiem.
Darba izmaksu piemērs
ABC Corporation uzsāk darbu 1001. Pirmajā darbības mēnesī darbs uzkrāj 10 000 USD tiešo materiālo izmaksu, 4500 USD tiešo darbaspēka izmaksu un tam tiek piešķirti 2 000 USD pieskaitāmie izdevumi. Tādējādi mēneša beigās sistēma ir apkopojusi 16 500 USD par darbu 1001. Šīs izmaksas uz laiku tiek uzglabātas kā krājumu aktīvs. Pēc tam ABC pabeidz darbu un izsniedz rēķinus klientam. Tajā laikā 16 500 USD tiek pārskaitīti ārpus inventāra un pārdoto preču izmaksās.
