Klients var iepriekš samaksāt par piegādātajām precēm vai sniegtajiem pakalpojumiem. Iespējamie iemesli klienta avansam var būt:
Slikta kredītvēsture. Pārdevējs nevēlas avansēt klientam kredītu un tāpēc prasa samaksu iepriekš.
Pielāgots produkts. Produkts var būt tik pielāgots, ka pārdevējs to nevarēs pārdot nevienam citam, ja pircējs nemaksās, tāpēc pārdevējs pieprasa avansa maksājumu.
Skaidras naudas princips. Iespējams, ka klients darbojas saskaņā ar grāmatvedības kases principu, tāpēc vēlas pēc iespējas ātrāk samaksāt skaidru naudu, lai atzītu izdevumus un samazinātu uzrādāmos ienākumus kārtējā taksācijas gadā.
Rezervētā jauda. Iespējams, ka klients maksā avansā, lai rezervētu pārdevēja ražošanas jaudu vai vismaz lai konkurents to neizmantotu.
Šo vai citu iemeslu dēļ pārdevējs var saņemt avansa maksājumu, pirms tas ir darījis visu, lai nopelnītu maksājumu. Kad tas notiek, pareiza grāmatvedība ir avansa atzīšana par saistībām līdz brīdim, kad pārdevējs izpildīs savas saistības saskaņā ar pamata pārdošanas līguma noteikumiem. Ir iesaistīti divi žurnāla ieraksti. Viņi ir:
Sākotnējā ierakstīšana. Debetējiet skaidras naudas kontu un ieskaitiet klienta avansa (saistību) kontu.
Ieņēmumu atzīšana. Debetējiet klienta avansa (saistību) kontu un kreditējiet ieņēmumu kontu.
Parasti labāk nav ieskaitīt klienta avansu ar automātiski maināmu ierakstu, jo tas nākamajā mēnesī mainīs skaidras naudas summu - un samaksātā nauda joprojām atrodas naudas kontā. Tā vietā katru mēnesi manuāli izsekojiet summu klienta avansa kontā un manuāli novirziet summas uz ieņēmumiem, kad tiek piegādātas preces vai sniegti pakalpojumi. Lai nodrošinātu, ka katra klienta avansa statuss tiek regulāri izmeklēts, mēneša beigu slēgšanas procedūrā var būt nepieciešams izmantot atsevišķu darbību.
Klienta avansu pārdevēja bilancē parasti norāda kā īstermiņa saistības. Tomēr, ja pārdevējs nedomā atzīt ieņēmumus no pamatā esoša pārdošanas darījuma viena gada laikā, saistības tā vietā būtu jāklasificē kā ilgtermiņa saistības.
Piemēram, Green Widget Company saņem 10 000 USD no klienta par pielāgotu violetu logrīku. Zaļais logrīks reģistrē kvīti ar debetu 10 000 USD naudas kontā un 10 000 USD kredītu klienta avansa kontā. Nākamajā mēnesī Grīns piegādā pielāgoto logrīku un izveido jaunu žurnāla ierakstu, kas debetē klientu avansa kontu 10 000 USD un kreditē ieņēmumu kontu 10 000 USD.
