Kreditoru parādu uzskaite ietver saistību uzskaiti un samaksu. Šī ir galvenā funkcionālā zona, caur kuru uzņēmums reģistrē izdevumus un apmaksā citām pusēm. Galvenie kreditoru kreditoru grāmatvedības uzdevumi ir šādi:
- Rēķina pārbaude. Pirmais kreditoru parādu uzskaites posms ir nodrošināt, lai visi ienākošie rēķini no piegādātājiem būtu derīgi. Ir divi veidi, kā to izdarīt. Viena no iespējām ir atļaut pilnvarotam darbiniekam apstiprināt katru rēķinu. Otra iespēja ir salīdzināt katrā rēķinā esošo informāciju ar autorizējošu pirkuma pasūtījumu un saņemšanas dokumentāciju, ko sauc par trīspusēju atbilstību. Tā kā abas iespējas ir darbietilpīgas, ir ierasts nepārbaudīt rēķinus, kuru kopējās summas ir mazas.
- Rēķina reģistrēšana. Kad rēķins ir pārbaudīts, grāmatvedis parāda summu parāda kreditoru parādu programmatūrā. Ievadītā informācija ietver piegādātāja vārdu, rēķina datumu un rēķina summu. Saistītais grāmatvedības programmatūras radītais grāmatvedības ieraksts vienmēr ir kredīts kreditoru kreditoru kontā. Ieskaita debets var būt vai nu uz izdevumu vai aktīvu kontu.
- Rēķina apmaksa. Kad rēķins ir jāmaksā, grāmatvedis to iestata apmaksai, izmantojot grāmatvedības programmatūru. Tas parasti nozīmē, ka tiek veikts un pārskatīts provizoriskais čeku reģistrs, lai pārliecinātos, ka visi maksājumam ieplānotie posteņi patiešām tiek apmaksāti. Ja tā, pārbaudiet, vai printerī ir ievietots krājums un tiek izdrukāti čeki. Katrai pārbaudei tiek pievienota papildinformācija, un pēc tam tā tiek nosūtīta čeka parakstītājam, kurš pārbauda, vai katrā informācijas paketē nav kļūdu, un pēc tam paraksta pārbaudes. Alternatīva iespēja ir elektronisko maksājumu nosūtīšana tieši uz piegādātāju bankas kontiem. Pēc maksājuma visa maksājuma informācija tiek salikta kopā un reģistrēta pēc piegādātāja nosaukuma.
Kreditoru parādu uzskaitē ir iesaistīti vairāki papildu uzdevumi, tostarp šādi:
- Periodiski saskaņojiet kreditoru kreditoru kontu, lai pārliecinātos, ka konta atlikums atbilst faktiskajām summām, kas ir parādā piegādātājiem.
- Nosūtiet 1099 veidlapas piegādātājiem pēc kalendārā gada beigām, ja kopējie maksājumi tiem pārsniedz sliekšņa summu.
- Sazinieties ar piegādātājiem, lai pārliecinātos, ka viņi ir pārskaitījuši visus viņiem nosūtītos čekus; pretējā gadījumā neizmaksātas čekas summas var nākties pārsūtīt valsts valdībai kā nepieprasītu īpašumu.
