Uzņēmuma ieguldījums krājumos parasti ir liels, un to var veidot daudz preču, kuras var viegli nozagt un pārdot tālāk. Ja inventarizācijā pārsvarā ir izejvielas, to izsekošana ir būtiska, lai nodrošinātu, ka ražošanas procesos, izmantojot to, netrūkst materiālu. Tas nozīmē, ka jums jāievieš virkne vadības ierīču, vai nu lai novērstu zādzību, vai arī lai nodrošinātu, ka ražošanas darbībā netrūkst izejvielu. Tālāk mēs aprakstīsim vairākas galvenās vadīklas, kas jāņem vērā ieguldījumiem krājumos. Galvenās jūsu krājuma iekšējās kontroles ir:
Nožogojiet un aizslēdziet noliktavu. Vissvarīgākā krājumu kontrole ir vienkārši noliktavas bloķēšana. Tas nozīmē, ka jūs izveidojat žogu ap inventāru, aizslēdzat vārtus un ielaižat noliktavā tikai pilnvarotus darbiniekus.
Organizējiet inventarizāciju. Šķiet, ka nav vienkārši kontrolēt inventāru noliktavā, bet, ja to nevarat atrast, nevarat to kontrolēt. Tādējādi krājumu iekšējās kontroles pamats ir visu vietu numurēšana, katra krājuma vienuma identificēšana un šo vienību izsekošana pēc atrašanās vietas.
Saskaitiet visus ienākošos krājumus. Neņemiet tikai piegādātāja vārdu, ka piegādē norādītais daudzums ir pareizs. Pirms uzskaites saņemšanas uzskaitiet krājumus. Tas novērš kļūdu iekļaušanu inventarizācijas reģistros.
Pārbaudiet ienākošo krājumu. Pārbaudiet, vai visi ienākošie krājumi ir pareizā tipa un vai tie nav bojāti. Visas preces, kuru pārbaude neizdodas, jāatdod uzreiz, un parādi apmaksātie darbinieki paziņoja, ka par atgrieztajām precēm nav jāmaksā.
Atzīmējiet visus krājumus. Katrs noliktavā esošais krājuma gabals jāidentificē ar atzīmi, kurā norādīts daļas numurs, apraksts, mērvienība un daudzums. Pretējā gadījumā krājumu vienumi ir nepareizi identificēti.
Atdaliet klientam piederošo krājumu. Ja uz vietas ir klienta īpašumā esošs inventārs, noliktavas personāls, visticamāk, to uzskaitīs tā, it kā tas pieder uzņēmumam, tāpēc izveidojiet procedūru šo preču marķēšanai kā klientam piederošus, kad viņi ierodas, un tos nošķir atsevišķa noliktavas daļa.
Standartizējiet uzskaiti krājumu savākšanai. Kad prece tiek paņemta no noliktavas plaukta lietošanai vai nu ražošanas zonā, vai pārdošanai klientiem, ievērojiet standarta procedūru, kā reģistrēt cērtes, tiklīdz tās atstāj noliktavu (kas ir vieglāk, ja ir noliktavas žogs un inventārs var iziet tikai caur vieniem kontrolētiem vārtiem).
Parakstiet visu krājumu, kas izņemts no noliktavas. Ja inventāra preces tiek izņemtas no noliktavas tādu iemeslu dēļ, kas nav saistīti ar parasto savākšanas procesu, lieciet personai, kas noņem krājuma izvešanas zīmi, lai būtu ieraksts par to, kas ir atbildīgs.
Revidējiet materiālu rēķinu. Materiālu rēķins ir detaļu reģistrs, kas izmantotas produkta izgatavošanai. Materiālu rēķins tiek izmantots, lai salasītu preces no krājuma, tādēļ, ja rēķins ir nepareizs, savācēji no noliktavas izvilks nepareizas summas. Tas prasa periodisku katra rēķina revīziju, kā arī piekļuvi tikai parolei datorsistēmas materiālu ierakstu rēķinam.
Izsekojiet papildu rekvizīcijas un atgriešanās. Ja ražošanas personāls pieprasa papildu detaļu izdošanu vai atgriež noliktavā liekās summas, tad kļūda atlases ierakstos (iespējams, materiālu rēķinā, kā tikko atzīmēts).
Veiciet periodisku novecojušu inventarizācijas pārskatu. Noliktava galu galā var noslāpēt ar novecojušiem krājumiem, kurus nevar izmantot, kas prasa lielas uzglabāšanas izmaksas un traucē arī ražošanā nepieciešamos komponentus. Izveidojiet materiālu pārskata plāksni, kas periodiski izķemmē inventāra uzskaiti, lai noteiktu, kuras preces būtu jāpārdod vai kā citādi jānovērš.
Uzvedība cikla skaitīšana. Lieciet noliktavas darbiniekiem veikt nelielu, biežu nelielas inventāra daļas uzskaiti un izmeklēt un izlabot visas atrastās kļūdas. Tas pakāpeniski uzlabo inventarizācijas ieraksta precizitāti.
Izpētiet negatīvās bilances krājumu ierakstus. Ja grāmatvedības dokumenti liecina, ka uz rokas ir negatīvs krājums, tad acīmredzami ir darījumu trūkums, kas izraisīja negatīvo bilanci. Tas ir galvenais mērķis detalizētai izmeklēšanai.
Ierakstīt lūžņu darījumus. Nemetiet metāllūžņus tikai atkritumu tvertnē, kad tas notiek. Ja jūs to izdarīsit, grāmatvedības sistēma joprojām domā, ka nodotais postenis ir noliktavā, un tādējādi tiks pārspīlēts krājumu apjoms. Tā vietā izveidojiet procedūru, kā regulāri izsekot lūžņiem.
Neskatoties uz šīm kontrolēm, ar krājumu ierakstu precizitāti joprojām var rasties vairākas problēmas, tāpēc, ja problēmas joprojām pastāv, esiet gatavs pievienot vēl citas kontroles.
