Kad uzņēmums katru dienu saņem lielu skaitu klientu maksājumu, kasierim var būt diezgan grūti savlaicīgi piemērot kvītis pret atvērtajiem debitoru parādiem. Ja tā, noguldījumi var kavēties. Skaidras naudas pieteikuma procesu var ievērojami saspiest, izmantojot automātisko skaidras naudas pieteikumu.
Automātiskajai naudas lietošanai ir nepieciešams, lai bloķēšanas kastes operators izmantotu datu plūsmu, lai pārsūtītu uzņēmumam informāciju par magnētiskās tintes rakstzīmju atpazīšanas (MICR) informāciju par katru čeku, kas saņemts bloķēšanas kastē, kā arī kopējo maksājuma summu. Skaidras naudas lietojumprogramma izmanto lēmumu tabulu, lai izlemtu, kā piemērot šos maksājumus debitoru parādu atvēršanai. Automatizētajā lēmumu pieņemšanas procesā parasti notiek šādas darbības:
- Katra čeka MICR informācijā norādīto bankas konta numuru pieskaņojiet pareizajam klientam. Tas piekļūst pareizam atvērto debitoru parādu klientu ierakstam.
- Saskaņojiet maksājumus tikai ar rēķiniem, kur maksājuma summa precīzi atbilst rēķina summai.
- No atlikušajiem maksājumiem skaidrā nauda jāsaskaņo ar rēķiniem tikai tad, ja skaidras naudas summa sakrīt ar precīzu vairāku rēķinu summu, par kuriem tikko ir pienācis maksājums.
- Izmaksājiet visus atlikušos maksājumus manuālai pārskatīšanai.
Lēmumu tabulā var būt sarežģītāki noteikumi, piemēram, skaidras naudas piemērošana, ja maksājuma summas neietver rēķina kravas un / vai tirdzniecības nodokļa elementus. Kad uzņēmums pārbauda maksājumus, kurus sistēma ir sākusi, tas var pakāpeniski pielāgot lēmumu tabulu, lai palielinātu automātisko skaidras naudas pieteikumu skaitu. Tomēr veikto atskaitījumu daudzveidība maz ticams, ka jebkad būs iespējams pilnībā automatizēt skaidras naudas pieteikuma procesu. Neskatoties uz to, automātiska skaidras naudas lietošana var ievērojami uzlabot skaidras naudas izmantošanu.
Kad ir veiktas kases lietojumprogrammas, programmatūra šos maksājumus ievieto kases čeku modulī uzņēmuma grāmatvedības programmatūrā. Ja automātiskā kases lietojumprogrammu sistēma ir atsevišķa lietojumprogramma, tas nozīmē, ka atjauninājumi jāpārnes grāmatvedības programmatūrā, izmantojot pielāgotu saskarni.
