Kupons ir iekšējs dokuments, kas apraksta un pilnvaro maksāt saistības piegādātājam. To visbiežāk izmanto manuālo maksājumu sistēmā, kur tā ir daļa no kontroles sistēmas. Kuponā parasti ir šāda informācija:
Piegādātāja identifikācijas numurs
Maksājamā summa
Datums, kurā jāveic maksājums
Konti, no kuriem iekasē saistību uzskaiti
Visi piemērojamie pirmstermiņa maksājumu atlaižu noteikumi
Apstiprinājuma paraksts vai zīmogs
Informāciju par talonu var apkopot paketē, kur galvenā vaučera dokuments ir pievienots piegādātāja rēķinam, saņemšanas apliecinājumam un pirkuma pasūtījumam. Šī pakete ir noderīga saistīto dokumentu glabāšanai vienā vietā un atvieglo gan kreditoru darījumu pamatošanu, gan revīziju.
Kupons tiek izveidots pēc rēķina saņemšanas no piegādātāja. Tas tiek apzīmogots kā “apmaksāts”, kad piegādātājam tiek veikts čeks vai elektronisks maksājums, un pēc tam tas tiek arhivēts kopā ar visiem apliecinošajiem dokumentiem.
Ja visiem kreditoru parādiem tiek izmantoti kuponi, to kopsummu var summēt, lai noteiktu nesamaksāto kreditoru kopējo summu. Šī funkcija nav nepieciešama datorizētā sistēmā, kur tā vietā tiek parādīts veco kreditoru pārskats.
Kupons netiek izveidots, ja saistības ir tikai uzkrātas (kas nav piegādātāja rēķina). Arī algu aprēķināšanas procesā kuponi netiek izmantoti.
